O regime tributário escolhido no começo do ano vale até dezembro. No Simples Nacional, a Lei Complementar 123/2006 diz que a opção é irretratável para todo o ano-calendário. No Lucro Presumido, a Lei 9.430/1996 diz que a opção vale para todo o ano e é manifestada com o pagamento da primeira guia do imposto. Ou seja, uma decisão tomada no início do ano pesa sobre os doze meses seguintes.

O regime, porém, é só uma das decisões que a clínica precisa tomar antes de janeiro. A projeção do caixa do primeiro trimestre, a regra de retirada dos sócios e o calendário de investimentos também valem para o ano todo, e todas dependem dos números de dezembro. Este artigo mostra como montar o planejamento financeiro da clínica para o início do ano, o que a Ellun entrega em cada parte e quais critérios usar para avaliar qualquer empresa que for cuidar disso.

Que decisões do planejamento financeiro da clínica valem para o ano inteiro?

Algumas decisões podem ser ajustadas a qualquer momento. Outras, depois de tomadas, valem até o fim do ano ou têm efeito por vários meses. O planejamento financeiro da clínica concentra em dezembro as decisões do segundo grupo:

• Regime tributário. Ele define quanto imposto sai sobre cada real faturado durante o ano inteiro.
• Projeção de caixa de janeiro a março. Ela mostra se o primeiro trimestre fecha positivo e quanto falta, se faltar.
• Regra de retirada dos sócios. Ela define quanto cada sócio recebe por mês e quando o lucro é distribuído.
• Calendário de investimentos. Ele define quando comprar o equipamento, abrir a sala nova ou contratar mais um profissional sem apertar o caixa.
• Valor mensal da reserva. Ele define quanto separar por mês para o 13º, as férias e os meses de agenda menor.

Por exemplo, uma clínica que decide comprar um equipamento de R$ 120 mil em fevereiro precisa saber, ainda em dezembro, se o caixa de fevereiro comporta a entrada do pagamento. Do mesmo modo, se a clínica pretende mudar de regime, a comparação precisa estar pronta antes da primeira guia do ano.

Como projetar o caixa da clínica de janeiro a março?

A projeção de caixa lista, mês a mês, o dinheiro que vai entrar e sair pela data em que ele realmente se move. Para o primeiro trimestre, ela precisa de linhas que um controle comum costuma esquecer.

Com essas linhas preenchidas, a projeção mostra o saldo acumulado de cada mês. Se março aparece negativo em R$ 20 mil, por exemplo, a clínica ainda tem dezembro inteiro para decidir entre adiar o investimento, antecipar parte dos recebíveis ou separar uma reserva. O artigo Por que o caixa da clínica aperta entre dezembro e fevereiro? mostra, numa tabela mês a mês, como 13º, férias e vendas parceladas formam esse saldo negativo. Já o artigo Reserva de caixa, antecipação ou capital de giro compara o custo de cada forma de cobrir a falta.

Além disso, a projeção só funciona se for atualizada. Uma projeção feita em dezembro e esquecida até março perde o valor no primeiro convênio que atrasa. Por isso, vale definir desde já quem atualiza os números e com que frequência.

Por que o regime tributário entra no planejamento antes de o ano começar?

Como o regime vale para o ano inteiro, a comparação precisa ser feita com os números do ano que está terminando. Ela considera faturamento, folha, tipo de serviço e todos os tributos somados.

Em clínica, essa comparação costuma envolver pontos específicos. Por exemplo, no Simples Nacional, a relação entre a folha e o faturamento define em que anexo a clínica fica, e isso muda o imposto de forma relevante. O artigo Clínica no Simples Nacional: quando esse regime deixa de ser vantajoso? explica o Fator R e mostra em que ponto o Simples deixa de compensar. Além disso, a clínica que faz procedimentos pode ter um enquadramento diferente da que só faz consultas, como mostra o artigo Simples, presumido ou equiparação hospitalar: qual regime cabe na sua clínica?.

Se a clínica já sabe que vai ultrapassar algum limite do Simples, dezembro é o mês de preparar a transição. O artigo Clínica vai sair do Simples Nacional? Prepare dezembro lista o que organizar antes da mudança.

Por fim, o regime afeta diretamente a projeção. Se a mudança de regime aumenta ou reduz a guia mensal, o caixa de janeiro a março muda junto. Por isso, a decisão tributária e a projeção de caixa são feitas lado a lado.

Como encaixar a retirada dos sócios e os investimentos no primeiro trimestre?

Com a projeção pronta, a clínica sabe quanto sobra em cada mês. A partir daí, retiradas e investimentos entram no calendário nos meses que comportam cada saída.

Para a retirada, o ponto de partida é separar pró-labore, que é mensal e fixo, da distribuição de lucro, que depende do resultado apurado. Por exemplo, três sócias que retiram R$ 15 mil cada todo mês, sem olhar o resultado, podem tirar mais do que a clínica lucrou em janeiro, quando a agenda é menor. O artigo Pró-labore ou distribuição de lucros: quanto cada sócio da clínica pode tirar? mostra como montar essa regra e um calendário de distribuição.

Para os investimentos, a pergunta é em que mês o caixa aguenta a saída sem depender de crédito. Por exemplo, se a projeção mostra fevereiro apertado e março folgado, o equipamento pode entrar em março, com a mesma utilidade e menos risco. Do mesmo modo, a contratação de um profissional novo muda folha, repasse e, no Simples, a relação usada no Fator R. Assim, ela também passa pela projeção e pela comparação tributária antes de acontecer.

O que a Ellun entrega em cada parte do planejamento financeiro da clínica?

Na Ellun, cada parte do planejamento é feita por um serviço com especialista próprio. Os setores são interligados e compartilham as informações. Assim, a projeção de caixa usa a mesma DRE que a contabilidade fecha, e a comparação de regimes parte dos números que já estão organizados. A clínica pode contratar um serviço ou mais de um, e incluir outro a qualquer momento.

Na terceirização financeira, a aprovação de cada pagamento fica sempre com o sócio. A Ellun organiza, registra e projeta, e o sócio decide com base nos relatórios. Além disso, o atendimento é pelo WhatsApp, com retorno no mesmo dia útil, sem abertura de chamado.

São 9 anos de mercado e mais de 2.700 empresas atendidas. O primeiro contato é um diagnóstico por mensagem, e em seguida uma reunião online de apresentação, em que a equipe mostra como cada serviço funcionaria no caso da sua clínica.

Como avaliar quem vai fazer o planejamento financeiro da clínica?

Seja qual for a empresa escolhida, alguns critérios objetivos ajudam a comparar propostas. Vale fazer cada uma destas perguntas na primeira conversa:

• Quem aprova os pagamentos? A resposta precisa ser o sócio. Quem registra e quem decide devem ser pessoas diferentes.
• A projeção de caixa tem horizonte definido? Por exemplo, 90 dias à frente, atualizados com os recebimentos reais.
• O resultado do mês vem numa DRE com critério constante? Sem isso, janeiro e março não podem ser comparados.
• A comparação de regimes inclui todos os tributos? Comparar só a alíquota de um imposto pode levar a uma escolha que custa mais no ano.
• Quem é o especialista de cada área, e como eles trocam informações? Quando financeiro, contabilidade e área tributária usam números diferentes, o sócio recebe respostas que não batem.
• Qual é o canal de atendimento e o prazo de resposta? Uma dúvida sobre pagamento em dezembro não pode esperar uma semana.

Para quem quer se aprofundar nessa avaliação, o artigo Pergunte isso antes de contratar terceirização financeira para a clínica traz outras perguntas sobre escopo e rotina do serviço.

Qual o primeiro passo para o planejamento financeiro da clínica ainda em dezembro?

O primeiro passo é reunir os números que alimentam todas as decisões: o faturamento e a folha dos últimos doze meses, as vendas parceladas a receber, a produção de convênio ainda não paga e os contratos com reajuste no início do ano. Com eles, a projeção de janeiro a março fica pronta e mostra quanto sobra, ou falta, em cada mês.

Em seguida, a clínica decide, nessa ordem, o regime, a regra de retirada, o calendário de investimentos e o valor da reserva. Cada decisão usa a anterior: o regime muda a guia, a guia muda a sobra, e a sobra define quanto os sócios podem retirar e investir.