R$ 0, R$ 1,8 mil ou R$ 2,7 mil. Esse é o custo aproximado de uma clínica cobrir R$ 30 mil de falta de caixa entre dezembro e fevereiro, dependendo do caminho escolhido (valores ilustrativos, explicados ao longo do artigo). Além da diferença de custo, os três caminhos mudam o caixa dos meses seguintes de formas bem diferentes.

Este artigo é para a clínica que já sabe que o fim de ano aperta e agora precisa decidir como atravessar esse período. Você vai ver como funciona a reserva de caixa da clínica, quando a antecipação de recebíveis compensa, quando o capital de giro faz sentido e quem pode cuidar de cada parte. Se você ainda está tentando entender de onde vem o aperto, comece pelo artigo Por que o caixa da clínica aperta entre dezembro e fevereiro?, que mostra mês a mês o efeito do 13º, das férias, da guia de dezembro e das vendas parceladas.

Quanto custa atravessar os meses fracos em cada caminho?

Para comparar com números, vamos usar uma clínica que precisa de R$ 30 mil a mais no caixa por cerca de três meses. As taxas abaixo são ilustrativas. As taxas reais variam conforme a operadora, o banco e o histórico da clínica, por isso a comparação deve ser refeita com a proposta que a clínica receber.

À primeira vista, a diferença entre R$ 1,8 mil e R$ 2,7 mil parece pequena. No entanto, a última coluna pesa mais que o custo. A antecipação e o empréstimo resolvem dezembro, mas os dois criam um buraco ou uma parcela nos meses seguintes. Já a reserva resolve dezembro sem tirar nada de março.

Como funciona a reserva de caixa da clínica e de quanto ela precisa?

A reserva de caixa da clínica é um valor separado das contas do dia a dia, guardado para despesas que já se sabe que vão chegar. Na prática, ela tem duas camadas, e cada uma tem uma conta própria.

A primeira camada cobre as saídas previsíveis do ano, como o 13º e o terço das férias. Por exemplo, com folha de R$ 27 mil, o 13º soma R$ 27 mil por ano. Dividido por 12, dá R$ 2.250 por mês. Além disso, o terço de férias da equipe inteira soma R$ 9 mil por ano, ou R$ 750 por mês. Assim, separar R$ 3 mil por mês forma R$ 36 mil até dezembro, o suficiente para pagar 13º e férias sem mexer no caixa do mês.

A segunda camada cobre a queda de faturamento e os imprevistos. Ela é calculada em meses de custo fixo. Por exemplo, se folha, pró-labore, aluguel e outras despesas fixas somam R$ 62 mil por mês, cada mês de cobertura exige R$ 62 mil guardados. Quantos meses cobrir é uma decisão dos sócios, e ela depende de quanto a agenda oscila ao longo do ano.

Por fim, a reserva funciona melhor quando fica numa conta separada, longe do saldo usado para pagar as contas. Se a clínica ainda mistura contas, vale ler o artigo Misturar conta pessoal e da empresa: o risco vai além do imposto, que mostra os riscos fiscais e de controle dessa mistura.

Antecipação de recebíveis vale a pena para a clínica?

A antecipação troca dinheiro futuro por dinheiro hoje, com desconto. Em clínica, ela costuma ser feita sobre as parcelas do cartão de crédito. Por exemplo, um procedimento de R$ 6 mil vendido em seis vezes gera parcelas de R$ 1 mil até junho. Ao antecipar, a clínica recebe quase tudo agora e paga uma taxa por cada mês adiantado.

As vantagens são a rapidez e a ausência de parcela nova. Além disso, a clínica não assume dívida no banco. Por outro lado, a desvantagem aparece depois: o dinheiro de março, abril e maio já foi usado em dezembro. Se a clínica antecipa todo fim de ano, ela passa a viver com o caixa adiantado, e cada mês depende de antecipar o seguinte.

Portanto, a antecipação vale a pena em situações específicas:

• Falta pontual e de curto prazo, com data para acabar, como o pico de dezembro.
• Parcelas grandes e confiáveis, como procedimentos já realizados e pagos no cartão.
• Taxa menor que a do empréstimo, conferida na proposta da operadora.
• Projeção mostrando que os meses seguintes aguentam a falta das parcelas antecipadas.

Quando o capital de giro faz sentido para a clínica?

O capital de giro é um empréstimo para cobrir o caixa da operação. Diferente da antecipação, ele preserva os recebíveis futuros e, em troca, cria uma parcela fixa por vários meses. No exemplo, são seis parcelas de cerca de R$ 5,4 mil.

Dessa forma, ele faz mais sentido quando a falta de caixa é maior que os recebíveis disponíveis para antecipar, ou quando a clínica sabe que vai ter sobra nos meses seguintes para pagar as parcelas. Por exemplo, uma clínica de estética que vende pouco parcelado tem pouco a antecipar e pode precisar do empréstimo.

No entanto, o capital de giro pede uma conferência antes de assinar. A parcela de R$ 5,4 mil vai se somar às despesas fixas de janeiro a junho. Se a clínica do exemplo sobra R$ 9 mil num mês comum, a parcela consome mais da metade dessa sobra por seis meses. Por isso, a decisão depende da projeção de caixa, e o artigo Lucro da clínica: como saber se ela realmente dá lucro ajuda a conferir se o resultado mensal comporta essa parcela.

Como combinar os caminhos quando a reserva ainda não existe?

A reserva leva meses para se formar. Por isso, a clínica que chega a novembro sem reserva precisa de uma combinação para este fim de ano e de um plano para o próximo.

Para este ano, o caminho mais comum é cobrir o pico com o menor custo possível e só pelo prazo necessário. Por exemplo, a clínica antecipa apenas as parcelas suficientes para pagar o 13º e mantém o restante para os meses seguintes. Em seguida, confere na projeção se fevereiro e março aguentam a falta dessas parcelas.

Para o próximo ano, a reserva começa já em janeiro. Primeiro, a clínica define o valor mensal da primeira camada, como os R$ 3 mil do exemplo. Depois, decide quantos meses de custo fixo quer cobrir na segunda camada. Assim, no fim do ano seguinte, o 13º e as férias saem da reserva, e a antecipação deixa de ser necessária.

Se a clínica também planeja investir em equipamento, sala nova ou mais profissionais, a reserva entra no planejamento do ano. O artigo Planeje o primeiro trimestre da clínica em dezembro e comece o ano com o caixa projetado mostra as decisões que precisam ser tomadas antes de o ano começar.

Quem pode montar e acompanhar a reserva de caixa da clínica?

A reserva depende de três tarefas que se repetem todo mês: projetar o caixa, separar o valor combinado e conferir se as entradas previstas chegaram. Cada clínica pode distribuir essas tarefas de um jeito.

Para aprofundar essa escolha, o artigo Financeiro interno ou terceirizado: qual resolve a sua clínica compara custo, tempo do sócio e riscos de cada modelo.

Na Ellun, a terceirização financeira inclui a conciliação bancária, o controle de contas a pagar e receber e a projeção de caixa de 90 dias. Com isso, o sócio vê com antecedência quanto separar para a reserva, quanto antecipar, se for preciso, e quando. A aprovação dos pagamentos continua sempre com o sócio, e o atendimento é pelo WhatsApp, com retorno no mesmo dia útil.

Por onde começar a reserva de caixa da clínica?

O primeiro passo é saber o tamanho do aperto deste fim de ano. Com a projeção de dezembro a fevereiro, a clínica descobre se precisa cobrir R$ 5 mil ou R$ 50 mil, e por quantos meses. Só então dá para comparar reserva, antecipação e capital de giro com números reais.

Em seguida, vem o valor mensal da reserva para o próximo ano. Com folha, pró-labore e custos fixos em mãos, a conta das duas camadas leva poucos minutos e define quanto separar a partir de janeiro.