Uma clínica de fisioterapia abriu no Simples Nacional com três sócios atendendo e uma recepcionista. No primeiro ano, a guia mensal ficava perto de 6% do faturamento. Cinco anos depois, a clínica fatura R$ 150 mil por mês, terceirizou parte da equipe, e a guia passou a levar quase 20% da receita. Nenhuma lei mudou nesse período. A clínica mudou, e o regime continuou o mesmo.

Esse é o ponto que pouca gente acompanha na clínica no Simples Nacional: o regime que ajudou no começo pode virar o mais caro alguns anos depois, sem nenhum aviso. Os sinais são mensuráveis, e cada um tem um número que mostra quando acender o alerta. Na Ellun, esses sinais entram na análise do regime de cada clínica, justamente para a mudança acontecer antes de o custo aparecer.

Por que o Simples costuma ser o ponto de partida da clínica?

O Simples Nacional reúne em uma guia única o IRPJ, a CSLL, o PIS, a Cofins, o ISS e a contribuição previdenciária patronal. Para uma clínica pequena, isso significa menos obrigações e uma alíquota inicial baixa: 6% no Anexo III, para quem fatura até R$ 180 mil em 12 meses.

Com a Reforma Tributária, essa lista muda aos poucos. A partir de 2027, a CBS entra no lugar do PIS e da Cofins, e o IBS substitui o ISS gradualmente até 2033. A lógica da guia única continua.

O cálculo é feito sobre o faturamento, sem olhar para a margem. Uma clínica que fatura R$ 100 mil e lucra R$ 10 mil paga o mesmo percentual de outra que fatura R$ 100 mil e lucra R$ 40 mil. Enquanto a clínica é pequena e a folha é proporcionalmente alta, essa lógica costuma favorecer o Simples.

O problema começa quando uma de três variáveis muda: a folha perde peso, o faturamento cresce ou o tipo de serviço muda. Muitas vezes, as três mudam juntas.

Quando a folha cai e a clínica no Simples Nacional muda de anexo.

Medicina, odontologia, fisioterapia, psicologia, fonoaudiologia e nutrição, entre outras atividades de saúde, dependem do Fator R. A Lei Complementar 123/2006 compara a folha de pagamento dos últimos 12 meses, incluindo salários e pró-labore, com o faturamento do mesmo período. Com a folha em 28% ou mais, a clínica fica no Anexo III. Abaixo disso, vai para o Anexo V.

Veja o efeito em uma clínica de R$ 150 mil por mês, ou R$ 1,8 milhão em 12 meses. Os valores são ilustrativos:

São cerca de R$ 99,5 mil a mais por ano, ou R$ 8,3 mil por mês, só pela mudança de anexo. Para continuar no Anexo III, essa clínica precisaria de uma folha de pelo menos R$ 42 mil por mês.

A folha costuma cair sem ninguém perceber. Um sócio que reduz o pró-labore, profissionais que passam a atender como pessoa jurídica, uma equipe que encolhe enquanto o faturamento cresce. Como o cálculo usa a média de 12 meses, o efeito aparece aos poucos e só fica evidente quando a guia já subiu. O artigo sobre como reduzir o imposto com o Fator R detalha essa conta.

O faturamento que muda as regras do regime.

O Simples tem dois limites que afetam a clínica em crescimento.

• R$ 3,6 milhões em 12 meses: acima desse valor, o ISS deixa de ser recolhido na guia do Simples e passa a ser pago diretamente ao município, pelas regras locais. A clínica continua no Simples para os tributos federais, mas ganha uma apuração a mais. Essa regra vale enquanto o ISS existir: com a Reforma, ele será substituído gradualmente pelo IBS até 2033.

• R$ 4,8 milhões no ano: é o teto do regime. Se o excesso ficar dentro de 20%, ou seja, até R$ 5,76 milhões, a exclusão vale a partir do ano seguinte. Acima disso, a clínica sai do Simples já no mês seguinte ao excesso.

Antes desses limites, o Simples já costuma pesar mais. Nas últimas faixas, a alíquota efetiva de uma clínica chega a cerca de 19,5% no Anexo III e passa de 21% no Anexo V. Uma clínica que cresce 30% ao ano pode sair de R$ 2,5 milhões para R$ 4,2 milhões em dois anos, e cada faixa nova encarece a guia.

Há ainda uma regra que pega clínicas com sócios em comum. A Lei Complementar 123/2006 soma o faturamento quando um sócio tem mais de 10% de outra empresa fora do Simples ou é administrador de outra empresa. Abrir um segundo CNPJ para dividir o faturamento e continuar no regime pode resultar na exclusão das duas empresas.

O que acontece com os procedimentos de uma clínica no Simples Nacional?

No Simples, consulta e procedimento pagam o mesmo percentual. Uma pequena cirurgia, um exame de imagem ou uma infiltração entram na mesma guia que uma consulta de 30 minutos.

Fora do Simples, no Lucro Presumido, a receita de procedimentos com estrutura adequada pode ser apurada com base de 8% para o IRPJ e 12% para a CSLL, em vez de 32%. Esse enquadramento, a equiparação hospitalar, só existe no Presumido, e o artigo sobre por que a clínica paga imposto como consultório mostra de onde vem essa diferença.

Por isso, quanto maior a parte da receita que vem de procedimentos, mais o Simples tende a ficar para trás. Uma clínica em que metade do faturamento já é de procedimentos precisa refazer a comparação, mesmo que ainda esteja no Anexo III.

O que a Reforma Tributária muda para a clínica no Simples a partir de 2027?

Para a clínica que segue no Simples, a CBS de 2027 continua dentro da guia única, e o efeito direto no valor pago tende a ser pequeno. A redução de 60% prevista para serviços de saúde vale também para a clínica no Simples, dentro ou fora da guia, desde que o serviço esteja enquadrado.

A diferença aparece em quem paga a clínica. O paciente pessoa física não aproveita crédito de CBS e IBS. Uma empresa que contrata a clínica e apura esses tributos no regime regular aproveita, e o crédito que recebe de um fornecedor do Simples é menor. Para clínicas que atendem empresas, como contratos de medicina ocupacional ou serviços prestados a outras clínicas e hospitais, isso pode pesar na negociação.

Para esses casos, a Reforma permite recolher a CBS e o IBS fora da guia do Simples. O artigo sobre Simples Nacional puro ou híbrido explica quando essa escolha faz sentido.

Até quando decidir a saída do Simples?

A data da troca mudou. Com a Lei Complementar 227/2026, a saída do Simples por opção passa a valer a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao pedido. Quem quer começar 2027 em outro regime precisa decidir e comunicar a saída ainda em 2026.

Isso transforma a análise em uma decisão de calendário. Se a simulação ficar para janeiro, a clínica passa o ano inteiro no regime antigo, mesmo que os números já mostrem outro caminho. No exemplo do Anexo V, seriam 12 meses pagando cerca de R$ 8,3 mil a mais por mês.

Na Ellun, a comparação entre regimes é feita por um especialista dedicado, com a folha, o faturamento e a divisão entre consultas e procedimentos da própria clínica. O resultado mostra o regime mais vantajoso e o momento certo de mudar. O artigo sobre Simples, Presumido ou equiparação hospitalar mostra como essa comparação funciona com números.

A sua clínica no Simples Nacional ainda está no regime certo?

A resposta está em três contas, feitas com os números dos últimos 12 meses:

• Folha dividida pelo faturamento: abaixo de 28%, a clínica está no Anexo V. Em uma clínica de R$ 150 mil por mês, isso acontece quando a folha, com pró-labore, fica abaixo de R$ 42 mil.

• Faturamento acumulado comparado com R$ 3,6 milhões e R$ 4,8 milhões: uma clínica de R$ 2,5 milhões que cresce 30% ao ano passa de R$ 4 milhões em dois anos.

• Receita de procedimentos dividida pelo faturamento: quanto maior essa fatia, mais a comparação com o Lucro Presumido tende a favorecer a saída do Simples.

Se qualquer uma dessas contas mudou desde a abertura, a simulação precisa acontecer antes do fim do ano, porque a saída só vale para o ano seguinte ao pedido.

Se a conta mostrar que o Simples ficou caro, o próximo passo é ver o que a lei permite fazer. O artigo sobre como reduzir legalmente a carga tributária da clínica mostra as alavancas disponíveis, como o ajuste de pró-labore para voltar ao Anexo III, as regras de 2026 para distribuir lucros e o ISS fixo por profissional, com a condição e o custo de cada uma. O artigo sobre planejamento tributário para clínicas mostra como organizar essas decisões em etapas: os dados que a clínica separa, os cenários comparados e o calendário de cada mudança.

Quanto a folha da sua clínica representou do faturamento nos últimos 12 meses?