Dia 12, 9h40. Chega o e-mail com o assunto “Guia DAS, competência setembro”, um PDF anexado e o valor: R$ 7.842,30. O sócio paga pelo aplicativo do banco, arquiva a mensagem e volta para a reunião com o cliente. No mês seguinte, a guia chega com R$ 9.110,00. Ninguém comenta a diferença de R$ 1.267,70, e ele também não pergunta.

Essa cena se repete em muitas empresas prestadoras de serviços, e ela esconde um detalhe importante. A guia é o último passo de um trabalho que começa bem antes, com notas, retenções, folha e faixa de faturamento. Quando só o PDF chega, as decisões que definiram aquele valor ficam invisíveis para quem paga.

Este artigo mostra o que a contabilidade deve fazer pela empresa antes desse PDF, quais decisões ficam por trás de cada guia e como conferir, com perguntas simples, se isso acontece na sua empresa.

O que acontece antes de a guia chegar ao seu e-mail

Para chegar ao valor da guia, alguém precisou montar uma sequência de conferências. Primeiro, somar todas as notas emitidas no mês. Em seguida, verificar se algum cliente reteve imposto na fonte. Depois, calcular a receita dos últimos 12 meses, que define a faixa do Simples Nacional. Por fim, conferir folha e pró-labore, que entram no cálculo do Fator R.

Cada uma dessas etapas produz um número. Além disso, cada número pode mudar de um mês para o outro sem que o sócio perceba. Foi o que aconteceu na cena do começo: a guia subiu R$ 1.267,70, e a explicação estava em alguma dessas etapas.

Em outras palavras, a guia mostra o resultado. Já o caminho até ela mostra onde a empresa pode ajustar alguma coisa, e é esse caminho que costuma ficar de fora da conversa.

O que a contabilidade deve fazer pela empresa todo mês

A rotina mensal de uma empresa prestadora de serviços vai além da apuração. Em geral, ela inclui seis frentes:

• Apuração dos impostos, com base nas notas emitidas e nas retenções feitas pelos clientes.
• Folha e pró-labore, com o cálculo do INSS, do IR e dos encargos de cada pessoa.
• Obrigações acessórias, que são as declarações enviadas ao fisco dentro do prazo, mesmo quando não geram guia.
• Escrituração contábil, que resulta no balancete e na DRE, o relatório que mostra receita, custos e lucro do período.
• Provisão do imposto, ou seja, o aviso de quanto será a próxima guia antes de ela vencer.
• Alerta de mudança, quando a empresa troca de faixa, o Fator R se aproxima do limite ou surge uma regra nova.

A provisão é um bom exemplo de como uma entrega pequena muda a rotina. Saber no dia 5 que a guia do mês será de R$ 9.110,00 dá duas semanas para programar o caixa. Por outro lado, descobrir o valor no próprio e-mail da guia deixa pouco espaço para isso. Na Ellun, por exemplo, a provisão faz parte do que o cliente recebe todo mês, junto com a guia.

Quatro decisões que ficam escondidas atrás de cada guia

Algumas escolhas mudam o valor do imposto e, por isso, merecem atenção mês a mês. Quatro delas aparecem com frequência em empresas de serviços.

1. Fator R. No Simples Nacional, várias atividades de serviço são tributadas pelo Anexo III quando a folha, incluindo o pró-labore, chega a 28% da receita dos últimos 12 meses. Abaixo disso, vão para o Anexo V, que costuma ter alíquota maior. Por exemplo, uma empresa com receita de R$ 840 mil em 12 meses precisa de R$ 235.200 de folha no mesmo período, cerca de R$ 19.600 por mês. O artigo sobre como reduzir o imposto da empresa com o Fator R mostra a conta completa e quando ela vale a pena.

2. Valor do pró-labore. Ele define quanto o sócio paga de INSS e de IR e, ao mesmo tempo, entra na folha do Fator R. Subir o valor pode reduzir a guia da empresa e aumentar o desconto na pessoa física. Para entender esse equilíbrio, o guia sobre como definir o valor correto do pró-labore explica cada parte do cálculo.

3. Retenções feitas pelos clientes. Quando um cliente retém imposto na fonte, esse valor precisa ser abatido na apuração. Como exemplo, imagine uma nota de R$ 20 mil com ISS retido de R$ 1.000. Se a retenção ficar fora do cálculo, o mesmo ISS é pago duas vezes: uma pelo cliente e outra dentro da guia.

4. Regime tributário. O Simples pode ser a melhor opção hoje e deixar de ser quando a empresa cresce ou muda a folha. Por isso, a comparação com outros regimes precisa ser refeita de tempos em tempos. O artigo seu regime tributário ainda faz sentido para sua empresa? mostra quando revisar e como funciona a mudança.

Por que muitas empresas recebem só a guia

Há algumas razões comuns, e quase nenhuma depende de erro de alguém. A primeira é o escopo do contrato. Existem planos voltados à apuração e à entrega das obrigações, e eles atendem bem empresas em fase inicial.

A segunda é a informação que chega incompleta. Uma nota emitida fora do sistema, um pró-labore alterado sem aviso ou uma conta bancária nova deixam a contabilidade trabalhando com metade dos dados. Da mesma forma, quando a empresa usa a conta pessoal do sócio para receber, o problema cresce, como mostra o artigo sobre os riscos de misturar conta pessoal e da empresa.

A terceira é o crescimento. Uma empresa que faturava R$ 25 mil por mês quando contratou a contabilidade e hoje fatura R$ 90 mil tem outras decisões na mesa, mesmo que o contrato seja o mesmo. O texto sobre o que muda na contabilidade quando a empresa cresce detalha essas mudanças por fase.

Por fim, existe a razão mais simples: ninguém pediu. Muitas entregas estão disponíveis, mas só aparecem quando a empresa pergunta por elas.

Como saber se isso está sendo feito na sua empresa

Cinco perguntas ajudam a fazer esse teste. Vale enviá-las à sua contabilidade e observar o tipo de resposta:

1. Em qual anexo do Simples a empresa está, e qual foi o Fator R deste mês?
2. Quanto os clientes retiveram de imposto no mês, e onde isso aparece na guia?
3. Qual é a estimativa do imposto do próximo mês?
4. Quando foi a última comparação entre o regime atual e as outras opções?
5. Posso receber o balancete e a DRE do último trimestre?

Se as respostas vierem com números e datas, a rotina existe e só precisa chegar até você. Se algumas ficarem sem resposta, vale conversar sobre o escopo atual e o que pode ser incluído.

Às vezes, essa conversa leva à decisão de trocar. Nesse caso, o guia sobre como trocar de contabilidade mostra as cinco etapas da transição, quem entrega cada documento no mês da virada e o que fica com o empresário.

Por onde começar a pedir o que a contabilidade deve fazer pela empresa?

O primeiro passo é ter o escopo por escrito. Peça à sua contabilidade a lista do que está incluído no contrato e compare com as seis frentes deste artigo. Assim, fica claro o que já é feito, o que pode ser incluído e o que depende de informação que a empresa ainda não envia.

O segundo passo é combinar uma data. Por exemplo, receber a provisão do imposto até o dia 5 de cada mês e uma revisão do Fator R a cada trimestre. Com datas definidas, a rotina deixa de depender de alguém lembrar.

Se a empresa estiver avaliando outras propostas, o artigo sobre como escolher uma contabilidade reúne sete pontos para comparar antes de assinar, do escopo do contrato às regras de saída.

A Ellun atende empresas prestadoras de serviços há 9 anos e acompanha mais de 2.700 empresas. Além da guia, cada cliente recebe a provisão do imposto, a revisão do enquadramento e relatórios do mês, com um especialista que conhece o histórico da empresa.