A mudança de contabilidade acontece com o calendário de obrigações correndo. Se a troca for fechada em outubro, por exemplo, a nova equipe já precisa processar a folha de setembro, enviar o pró-labore e a guia DARF, conferir as notas fiscais e apurar o DAS que vence em 20 de outubro. Por isso, a transição tem etapas definidas, e cada uma tem um responsável.

Uma mudança de contabilidade sem atraso depende de saber, desde o primeiro dia, o que fica com a clínica, o que fica com a nova equipe, quais documentos são pedidos e como a data da troca afeta as primeiras entregas. Na Ellun, esse processo é conduzido pelo setor de onboarding, que orienta a clínica durante toda a troca.

Quem faz o quê na mudança de contabilidade?

A troca envolve três partes: a clínica, o escritório anterior e a nova equipe. Veja como as tarefas se dividem na Ellun:

A divisão fica registrada desde o início. Pelo Código de Ética Profissional do Contador (NBC PG 01, itens 9 e 10), a prestação de serviços contábeis exige contrato por escrito, e o que fica a cargo do próprio cliente precisa estar explícito na proposta e no contrato.

Quais documentos a clínica reúne na mudança de contabilidade?

A nova equipe precisa de dois tipos de material: os documentos que mostram onde a contabilidade parou e os acessos para continuar o trabalho.

A Ellun solicita diretamente ao escritório anterior quatro documentos para o setor contábil, sem que a clínica precise intermediar o pedido. Juntos, eles permitem conferir os saldos e dar continuidade à escrituração a partir do ponto em que ela parou:

Da própria clínica, são pedidos os acessos aos sistemas usados nas obrigações, as procurações e o certificado digital, quando aplicável. Quanto antes esses acessos chegarem, mais simples fica cumprir os prazos do primeiro mês.

O que a Ellun confere no histórico da clínica?

Antes de assumir as entregas, a Ellun faz o levantamento do histórico contábil, fiscal e da folha de pagamento. O objetivo é garantir a continuidade do trabalho e identificar o que precisa de atenção logo no início.

A análise procura quatro tipos de ponto:

• Documentos ausentes, como notas ou comprovantes que não chegaram à escrituração.

• Conciliações não concluídas, quando o saldo do banco e o saldo contábil não batem.

• Obrigações pendentes, como declarações ou guias que ficaram para trás.

• Saldos sem composição adequada, quando um valor aparece na contabilidade sem a explicação de sua origem.

Em clínicas, alguns pontos merecem atenção especial nesse levantamento, como retenções de convênio, divergências entre maquininha e notas fiscais e receitas de tratamentos parcelados. O artigo sobre 5 erros tributários que fazem clínicas pagarem mais impostos explica cada um desses casos e o efeito deles no imposto.

Quanto tempo leva a mudança de contabilidade?

O prazo depende de três fatores: a complexidade da clínica, a velocidade com que documentos e acessos chegam e a existência de pendências no histórico. Por isso, ele é alinhado caso a caso, sempre a partir do calendário de obrigações.

Três coisas aceleram a transição:

• Documentos enviados cedo, principalmente balancete, livro razão e informações da folha do último mês.

• Acessos liberados no primeiro contato, como certificado digital válido e procurações nos portais usados nas obrigações.

• Pendências identificadas logo, para que a equipe saiba desde o início o que precisa ser regularizado e o que segue normalmente.

O que define o ritmo da transição são os vencimentos do mês. No exemplo do início deste artigo, para assumir a competência de setembro com o DAS vencendo em 20 de outubro, a equipe precisa receber as informações da folha, do pró-labore e das notas com antecedência suficiente para processar tudo dentro do prazo.

O que a clínica pode preparar antes de fazer a troca?

Alguns cuidados, tomados antes de comunicar o escritório anterior, deixam a transição mais rápida:

1. Conferir a validade do certificado digital: um certificado vencido trava o acesso aos sistemas da Receita e da prefeitura, e a renovação leva alguns dias;
2. Listar os sistemas e portais que a clínica usa: como o emissor de notas fiscais da prefeitura, o sistema da folha e o banco;
3. Separar os contratos que afetam o imposto: como contratos com convênios, com profissionais que atendem como pessoa jurídica e de locação de espaço ou equipamento;
4. Reunir as últimas guias pagas: para que a nova equipe confira o que foi recolhido e em que regime;
5. Definir quem da clínica será o contato da transição: para que pedidos de documentos e acessos tenham um responsável do lado da clínica.

Com esses itens em mãos, a nova equipe consegue fazer o pedido ao escritório anterior e começar o levantamento do histórico mais cedo.

Como a data da troca afeta as primeiras entregas?

Começar no início de um mês facilita a organização dos saldos e a divisão de responsabilidades entre os escritórios. Fica definido qual escritório entrega cada competência, inclusive as guias que vencem no mês seguinte à troca.

Uma troca no meio do mês também funciona, mas exige mais agilidade. As guias continuam vencendo, e a nova equipe precisa receber documentos e acessos a tempo de apurar o mês sem atraso.

O artigo sobre quando é hora de trocar a contabilidade da clínica mostra os momentos que costumam levar a essa decisão, como a entrada de um sócio, a abertura de outra unidade ou a folha caindo abaixo de 28% do faturamento, e o custo de adiar a troca.

Como começar a mudança de contabilidade com a Ellun?

Clique em cada etapa para ver como funciona:

Do outro lado da conversa está uma pessoa de verdade. A Ellun tem 9 anos de mercado, mais de 2.700 empresas atendidas e especialistas em cada setor, do fiscal ao contábil e ao pessoal. O atendimento acontece pelo WhatsApp, por e-mail ou por telefone, sem chatbot e sem fila de chamados.

Se a sua clínica está avaliando a troca, o artigo sobre os 7 sinais de que a clínica precisa de uma contabilidade mais consultiva ajuda a identificar o tipo de acompanhamento que ela precisa, com o custo estimado de cada sinal no caixa.

Em que mês faria mais sentido a sua clínica começar com uma nova equipe?