Na troca de contabilidade, o empresário participa de quatro momentos: avisar o escritório atual, assinar o novo contrato, liberar alguns acessos e participar de uma reunião de início. O restante acontece entre as duas contabilidades, como a devolução de documentos, a conferência do último mês e a definição de quem entrega cada guia.

Essa divisão costuma surpreender quem adia a decisão por medo do trabalho. Na prática, boa parte do esforço fica com a contabilidade que entra. O que pesa mais para a empresa é outra coisa: a data. Ela depende do contrato atual, e uma troca mal combinada pode deixar uma competência sem dono.

A seguir, você vai ver como trocar de contabilidade em cinco etapas, quanto tempo leva, quem entrega o quê no mês da virada e o que fazer se aparecer alguma pendência do período anterior.

O que fica com você e o que fica com as contabilidades

A troca envolve três partes, cada uma com um papel definido. A empresa decide, formaliza e libera acessos. A contabilidade que sai encerra o período dela e devolve o que está sob sua guarda. Por sua vez, a contabilidade que entra pede os documentos, confere o histórico e assume a partir da data combinada.

Essa divisão tem base em regra profissional. A Resolução CFC nº 1.590/2020, que trata da contratação de serviços contábeis, prevê que o fim da relação seja formalizado por escrito e que os documentos voltem para a empresa. Além disso, ela determina que o profissional que sai informe ao novo responsável os fatos relevantes que ele precisa conhecer.

Do lado da empresa, os quatro momentos citados na abertura pedem pouco tempo, e cada um tem uma entrega concreta:

• Avisar o escritório atual: enviar a comunicação por escrito, respeitando o aviso prévio do contrato.
• Assinar o novo contrato: conferir o escopo antes, para saber o que entra na mensalidade.
• Liberar acessos: disponibilizar o certificado digital e autorizar as procurações que a nova contabilidade pedir.
• Participar da reunião de início: contar como funciona a rotina, de quem emite as notas a como os sócios retiram dinheiro.

Em outras palavras, existe um roteiro. Quando cada parte cumpre o seu trecho, a empresa continua emitindo notas e pagando guias normalmente durante a transição. O sistema de notas da prefeitura, a conta bancária e os contratos com clientes seguem iguais, e só muda quem faz a apuração.

Como trocar de contabilidade em cinco etapas

1. Ler o contrato atual. O primeiro ponto é o prazo de aviso prévio, porque ele define a data mais próxima possível para a troca. Pela mesma resolução do CFC, o contrato deve ter uma cláusula de rescisão com esse prazo. Por exemplo, num contrato com aviso de 30 dias, um comunicado enviado em 5 de março encerra a relação em 4 de abril.

2. Comunicar a saída e assinar o distrato. O distrato é o documento que encerra o contrato e define quando terminam as responsabilidades de cada lado. Ele também deve dizer como e em que prazo livros, documentos e arquivos voltam para a empresa. Vale guardar uma cópia assinada.

3. Definir a competência de corte. Competência é o mês a que o imposto se refere, e a guia dela vence no mês seguinte. Por isso, é preciso combinar qual é o último mês da contabilidade anterior e o primeiro da nova. No exemplo acima, a contabilidade que sai fecha março, inclusive a guia que vence em abril, e a nova assume a partir de abril.

4. Transferir documentos e acessos. A nova contabilidade pede o que precisa para assumir, como certificado digital, procuração eletrônica no e-CAC, acesso à prefeitura, folha, balancetes e livros. Na Ellun, essa lista é enviada ao cliente e a equipe cuida do pedido à contabilidade anterior.

Um cuidado vale atenção nessa etapa: o certificado digital. Em muitas empresas, ele fica guardado com a contabilidade, e o sócio nem sabe a senha. Como o certificado pertence à empresa, vale confirmar onde ele está e qual é a validade logo no início. Assim, um certificado vencido ou perdido é resolvido ainda em março, bem antes do dia de entregar a primeira guia.

5. Fazer a reunião de início. Nessa conversa, a nova contabilidade entende a rotina da empresa: quem emite as notas, quais clientes retêm imposto, como funciona a folha e o pró-labore. Ou seja, é o momento de passar o que nenhum documento mostra.

Entre essas etapas, a que mais toma tempo do empresário costuma ser o contato com a contabilidade anterior. Por isso, na Ellun, se o cliente preferir, a própria equipe faz esse contato e pede os documentos, para que ele siga cuidando da empresa.

Quanto tempo leva para a nova contabilidade assumir

O prazo depende principalmente do encerramento do contrato atual. Se o aviso prévio é de 30 dias, a nova contabilidade assume, em geral, a competência seguinte ao fim desse aviso. Se o contrato prevê 60 dias, o calendário se estende na mesma proporção.

Para visualizar, veja um calendário de exemplo, com contrato de aviso de 30 dias:

• 5 de março: a empresa comunica a saída à contabilidade atual.
• Março: a empresa assina o novo contrato, e a nova contabilidade envia a lista de documentos e acessos.
• Até 4 de abril: a contabilidade anterior encerra o contrato e devolve os documentos, na forma combinada no distrato.
• Abril: acontece a reunião de início, e a nova contabilidade confere o histórico recebido.
• Maio: a nova contabilidade entrega as guias da competência de abril, a primeira sob sua responsabilidade.

Nesse exemplo, a empresa gastou algumas horas espalhadas por dois meses. Enquanto isso, a operação seguiu igual, com notas emitidas e guias pagas no prazo.

A troca pode acontecer em qualquer época do ano, sem esperar o fechamento do exercício. Ainda assim, alguns meses são mais práticos. O início do mês, por exemplo, facilita a divisão das competências, e o início do ano permite começar o exercício com tudo organizado. O artigo posso trocar de contador em qualquer momento? aprofunda essa questão do calendário.

Para clínicas, o momento da troca tem pontos próprios, como convênios e retirada dos sócios. O texto sobre quando é hora de trocar a contabilidade da clínica mostra os cinco momentos que pedem essa revisão no setor de saúde.

Quem entrega o quê no mês da virada

A tabela abaixo resume a divisão mais comum entre as duas contabilidades. Ela segue o que prevê a Resolução CFC nº 1.590/2020, salvo quando o distrato combina outra coisa.

Com essa divisão clara, cada mês tem um responsável. Assim, o risco de uma guia ficar sem dono cai bastante, porque a data de corte foi combinada antes.

E se aparecer pendência do período anterior?

Ao receber o histórico, a nova contabilidade pode encontrar algo em aberto. Por exemplo, uma guia de meses atrás que não foi paga, uma declaração com valor diferente das notas ou uma retenção que ficou fora da apuração.

Nesses casos, o primeiro ponto é entender a quem cabe a correção. Pela resolução do CFC, as obrigações referentes ao período do contrato ficam com quem prestava o serviço na época, salvo combinação diferente. Portanto, uma pendência de fevereiro, num contrato encerrado em março, costuma ser tratada com a contabilidade anterior.

Na prática, o caminho tem três passos. Primeiro, a nova contabilidade registra por escrito o que encontrou, com o mês e o valor envolvido. Depois, a empresa encaminha esse registro à contabilidade anterior e pede a correção. Por fim, se for preciso retificar uma declaração ou pagar uma guia em atraso, a nova contabilidade acompanha o resultado para que ele apareça certo no histórico.

Quanto antes a pendência aparece, menor costuma ser o custo. Por exemplo, uma guia de R$ 3.000 paga com dois meses de atraso tem multa e juros menores do que a mesma guia descoberta numa fiscalização dois anos depois.

Além disso, a empresa pode querer uma revisão mais ampla dos meses anteriores, para saber se há algo a corrigir antes de o fisco perceber. Isso importa porque a Receita cruza dados de notas, bancos e declarações, como mostra o artigo sobre o cruzamento de dados da Receita Federal. Na Ellun, essa revisão de meses anteriores pode ser negociada de acordo com a necessidade de cada cliente.

Como trocar de contabilidade na prática: por onde começar?

Antes de qualquer conversa, três providências deixam a troca mais simples. Primeiro, localize o contrato atual e anote o prazo de aviso prévio. Depois, confirme quem tem o certificado digital da empresa e onde ele está. Por fim, liste o que você espera da nova contabilidade além das guias.

Essa última lista é a parte mais estratégica. O artigo sobre o que a contabilidade deve fazer pela empresa mostra as seis frentes da rotina mensal e cinco perguntas para conferir o que já acontece hoje. Já para comparar propostas, o guia sobre como escolher uma contabilidade reúne sete pontos para avaliar antes de assinar.

Na Ellun, a migração acontece sem custo adicional. A equipe envia a lista de documentos, faz o contato com a contabilidade anterior quando o cliente prefere e começa com uma reunião de onboarding, para entender a rotina da empresa antes da primeira competência.