Duas propostas de contabilidade podem chegar com a mesma mensalidade e cobrir rotinas bem diferentes. Na primeira, o valor inclui a apuração dos impostos, a folha de até três pessoas e as declarações obrigatórias. Na segunda, inclui também a provisão do imposto antes do vencimento, a revisão do Fator R e um especialista que acompanha a empresa. No resumo do e-mail, as duas aparecem apenas como um valor por mês.

Por isso, comparar só o preço leva a uma escolha incompleta. Neste artigo, você vai ver como escolher uma contabilidade a partir de sete pontos que dá para conferir antes de assinar, como a Ellun responde a cada um deles, como funciona a migração e o que levar para a primeira conversa.

O que comparar além da mensalidade

Uma proposta de contabilidade descreve, na prática, uma rotina. Assim, o valor só faz sentido quando se sabe o que está dentro dele. Uma folha com 3 pessoas e outra com 12, por exemplo, exigem tempos de trabalho bem diferentes, e isso costuma aparecer na proposta.

Além disso, alguns serviços são cobrados à parte em muitos contratos. Alterações no contrato social, declaração de imposto de renda dos sócios e emissão de certidões são exemplos comuns. Saber disso antes evita surpresas no primeiro semestre.

A regra profissional ajuda nessa comparação. A Resolução CFC nº 1.590/2020 prevê que a contratação de serviços contábeis comece por uma proposta e seja formalizada por contrato escrito, com as responsabilidades de cada parte. Ou seja, a empresa tem direito a ver o escopo no papel antes de decidir.

Como escolher uma contabilidade em sete pontos

Os sete pontos abaixo servem para avaliar qualquer proposta, inclusive a da Ellun. Cada um tem uma pergunta prática para levar à reunião.

1. Escopo por escrito

O que está incluído na mensalidade e o que é cobrado à parte? A resposta deve vir em lista, com quantidade de funcionários, número de notas e obrigações cobertas.

2. Quem é o responsável pela sua empresa

Você vai falar com uma pessoa que conhece o seu histórico ou com uma fila de atendimento? Ter um responsável definido encurta as respostas, porque quem atende já sabe o regime, o CNAE e as particularidades do negócio.

3. Experiência com empresas prestadoras de serviços

Empresas de serviço têm pontos próprios: Fator R, retenções feitas pelos clientes, ISS, pró-labore como parte da estratégia tributária e, em alguns casos, exportação de serviços. Vale perguntar quantas empresas do seu segmento a contabilidade acompanha e pedir um exemplo de como trata uma dessas situações.

4. O que chega todo mês além da guia

A rotina mensal inclui provisão do imposto, balancete, alerta de mudança de faixa ou de anexo? O artigo sobre o que a contabilidade deve fazer pela empresa detalha as seis frentes dessa rotina e as quatro decisões que ficam por trás de cada guia.

5. Como é feita a migração

Quem pede os documentos à contabilidade anterior, quais acessos serão necessários e se a migração tem custo. O guia sobre como trocar de contabilidade explica as cinco etapas da transição e mostra, numa tabela, quem entrega cada obrigação no mês da virada.

6. Canais e forma de atendimento

Por onde você vai tirar dúvidas e enviar documentos? WhatsApp, e-mail, telefone e plataforma de arquivos têm usos diferentes. Por exemplo, uma nota urgente pede um canal rápido, enquanto o envio mensal de extratos funciona melhor numa plataforma organizada.

7. Regras de saída do contrato

Qual é o prazo de aviso prévio e como os documentos voltam para a empresa no fim da relação? Pela resolução do CFC, o contrato deve prever esse aviso, e o distrato deve definir a devolução de livros e arquivos. Conhecer essas regras na entrada mostra como será a saída, se um dia ela acontecer.

Como a Ellun responde a esses sete pontos

A tabela abaixo mostra, ponto a ponto, o que conferir e como a Ellun trabalha em cada um.

Na rotina mensal, o ponto que mais muda o dia a dia do sócio costuma ser a provisão. Por exemplo, saber no começo do mês que a guia será de R$ 11.400 permite programar o caixa e decidir com antecedência sobre pró-labore e distribuição de lucros. Da mesma forma, a revisão do Fator R mostra, mês a mês, se a folha continua acima dos 28% da receita que mantêm a empresa no Anexo III do Simples.

Como funciona a migração para a Ellun

A migração segue cinco passos, e a maior parte deles fica com a equipe da Ellun.

1. Proposta e contrato. Depois do diagnóstico, a empresa recebe a proposta com o escopo e assina o contrato.
2. Encerramento com a contabilidade atual. O prazo de início depende do aviso prévio do contrato anterior. Por exemplo, com aviso de 30 dias, a Ellun assume a competência seguinte ao fim desse prazo.
3. Pedido de documentos. A Ellun envia ao cliente uma lista breve, com certificado digital, procurações e acessos. Se o cliente preferir, a própria equipe faz o contato com a contabilidade anterior e pede livros, balancetes e folha.
4. Reunião de onboarding. Nessa conversa, a equipe entende a rotina da empresa: emissão de notas, clientes que retêm imposto, folha e pró-labore.
5. Primeira competência. A Ellun apura, entrega as guias e envia a provisão do mês seguinte.

A migração não tem custo adicional. Além disso, quando a empresa quer conferir o que foi feito antes da troca, a revisão de meses anteriores pode ser negociada de acordo com a necessidade de cada cliente. Isso ajuda, por exemplo, quem desconfia de uma retenção que ficou fora da apuração ou de uma faixa do Simples calculada com receita incompleta.

Perguntas para levar à primeira reunião com qualquer contabilidade

Estas perguntas servem para qualquer proposta e ajudam a comparar respostas lado a lado:

1. O que está incluído na mensalidade, e o que é cobrado à parte?
2. Quem será o responsável pela minha empresa no dia a dia?
3. Quantas empresas do meu segmento vocês acompanham?
4. Como vocês tratam o Fator R e as retenções feitas pelos meus clientes?
5. O que eu recebo todo mês, além das guias?
6. Em quanto tempo vocês costumam responder uma dúvida?
7. Quem faz o contato com a minha contabilidade atual?
8. Qual é o prazo de aviso prévio do contrato de vocês?

Se a empresa estiver com dúvida entre trocar ou ajustar a relação atual, o artigo trocar de contador ou adaptar o atual traz perguntas para fazer à contabilidade atual antes de decidir, com foco na reforma tributária.

O que separar para a conversa de diagnóstico

Com alguns documentos em mãos, a primeira conversa já sai com números. Em geral, seis itens bastam:

• As três últimas guias de imposto pagas.
• O contrato social, com a atividade e os sócios atualizados.
• O faturamento dos últimos 12 meses, mês a mês.
• O valor da folha e do pró-labore atuais.
• A lista dos clientes que retêm imposto na fonte.
• O contrato com a contabilidade atual, para conferir o prazo de aviso.

Com isso, já dá para calcular o Fator R, confirmar a faixa do Simples e montar o calendário da troca. Para quem está pensando também no regime, o artigo seu regime tributário ainda faz sentido para sua empresa? mostra quando vale incluir essa análise na conversa.

Como escolher uma contabilidade e começar a migração?

O caminho mais seguro começa pelo papel. Peça a proposta por escrito a cada contabilidade, passe os sete pontos deste artigo por todas elas e compare as respostas da lista de perguntas. Dessa forma, a escolha passa a se apoiar em escopo, responsável e rotina, e a mensalidade vira um dos critérios.

Em seguida, confira o contrato atual e anote o prazo de aviso. Ele define quando a nova contabilidade pode assumir e, portanto, o calendário da troca.

Para conhecer o serviço em detalhe, a página de assessoria completa da Ellun descreve as rotinas para empresas do Simples Nacional e do Lucro Presumido. Se preferir, a conversa de diagnóstico pode começar pelo WhatsApp, com os documentos da lista acima.