Um painel financeiro útil para uma clínica cabe em uma página. Ou seja, são pouco mais de uma dúzia de números, cada um com a pergunta que responde, a frequência de leitura e a origem do dado. Por outro lado, os blogs de gestão costumam listar dezenas de KPIs para clínicas, embora a decisão do mês dependa de poucos, desde que eles cheguem no prazo e com o mesmo critério todo mês.

Por isso, este artigo organiza os indicadores financeiros para clínicas em três grupos: os do caixa, os do resultado e os tributários. Além disso, mostra de onde vem cada número, porque um indicador sem responsável costuma ser calculado uma vez e esquecido. Na Ellun, por exemplo, esses números vêm de três serviços: a terceirização financeira, a assessoria contábil e o planejamento tributário, cada um com especialista próprio e com os setores trabalhando interligados.

Quantos indicadores financeiros uma clínica precisa acompanhar?

Nos indicadores financeiros para clínicas, a quantidade importa menos do que a regularidade. Afinal, um indicador lido todo mês, com o mesmo critério, mostra tendência. Em contrapartida, um indicador calculado só quando sobra tempo mostra apenas uma fotografia daquele dia.

Assim, um bom painel responde a três perguntas, uma por grupo:

1. O caixa aguenta os próximos meses? Indicadores do dinheiro que entra, do que falta receber e do que vem pela frente.
2. A operação dá lucro, e onde? Indicadores do resultado, da margem e do ponto de equilíbrio.
3. O imposto está no tamanho certo? Indicadores do regime, do Fator R e dos limites de faturamento.

Logo, se uma dessas perguntas fica sem número, o painel tem um ponto cego. Por exemplo, uma clínica com o caixa organizado e sem DRE sabe quanto recebeu, mas não sabe se lucrou.

Os indicadores do caixa: o que entra, o que falta receber e o que vem pela frente.

Os indicadores do caixa mostram se a clínica consegue pagar as contas no prazo. Além disso, em uma clínica, eles costumam ser os primeiros a apertar, já que convênios e parcelamentos afastam o recebimento da data do atendimento.

• Recebimentos por fonte: quanto entrou de particular, cartão, convênio e pacote no período. Por exemplo, uma queda nos recebimentos de cartão com a agenda cheia costuma indicar mais parcelamento, já que a agenda continua cheia.

• Valores a receber e prazo médio de recebimento: quanto cada fonte ainda deve e em quantos dias, em média, o dinheiro chega. Um convênio que paga em 60 dias, por exemplo, exige caixa para cobrir dois meses de repasses e folha.

• Inadimplência: o valor de parcelas vencidas e não pagas pelos pacientes, comparado ao total a receber.

• Glosas por convênio: o valor recusado por cada convênio, comparado ao valor faturado para ele. Assim, a clínica descobre qual convênio custa mais do que paga.

• Projeção de caixa: o saldo previsto para as próximas semanas, somando o que vai entrar e o que vai sair. Dessa forma, um mês apertado aparece com semanas de antecedência.

O artigo sobre contas a pagar e receber da clínica mostra como registrar o que cada fonte deve, como organizar os pagamentos sem pagar antes de receber e que rotina semanal mantém esses números em dia.

Os indicadores do resultado: lucro, margem e ponto de equilíbrio.

Os indicadores do resultado mostram se a operação se sustenta. Em outras palavras, eles comparam receitas e custos do mesmo mês, mesmo que o dinheiro entre ou saia em outra data.

• Lucro do mês e margem de lucro: O resultado da DRE e o percentual que ele representa do faturamento. Por exemplo, uma clínica de R$ 150 mil com R$ 9 mil de lucro tem margem de 6%.

• Margem por especialidade ou unidade: o resultado de cada área da clínica, separado por centros de custo. Logo, a clínica descobre qual especialidade sustenta o resultado e qual apenas ocupa sala.

• Ticket médio: o faturamento dividido pelo número de atendimentos. Por exemplo, R$ 150 mil divididos por 360 atendimentos dão cerca de R$ 417 por atendimento.

• Ponto de equilíbrio: o faturamento mínimo para pagar todas as despesas fixas. Para calcular, então, basta dividir as despesas fixas pela margem de contribuição em percentual.

• Lucro disponível para distribuição: quanto do lucro apurado ainda está na clínica e pode ser distribuído aos sócios, conforme o balanço.

O ponto de equilíbrio, porém, merece um exemplo. Assim, se a clínica tem R$ 62 mil de despesas fixas por mês e cada R$ 100 faturados deixam R$ 47 depois dos custos dos atendimentos, ela precisa faturar cerca de R$ 131 mil só para empatar. Portanto, com R$ 150 mil de faturamento, o lucro de R$ 9 mil vem apenas dos cerca de R$ 19 mil faturados acima desse ponto.

O artigo sobre como saber se uma clínica realmente dá lucro mostra como montar o resultado do mês linha por linha e por que o saldo no banco não serve para essa conta. Já o artigo sobre margem de lucro da clínica mostra como calcular quanto cada consulta e cada procedimento deixa, e quanto o imposto muda essa margem.

Os indicadores tributários que mudam o resultado da clínica.

Entre os indicadores financeiros para clínicas, os tributários costumam ficar de fora dos painéis de gestão, embora o imposto seja uma das maiores despesas da clínica. Além disso, eles mudam sem que nada mude na agenda.

Além disso, esses indicadores têm data. No Simples, por exemplo, a saída por opção só vale a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao pedido. Logo, uma clínica que só percebe o Fator R em queda em fevereiro passa o ano inteiro no regime atual, mesmo que os números já indiquem outro caminho. O artigo sobre clínica no Simples Nacional mostra os três sinais de que o regime deixou de compensar, com os números do Fator R e dos limites de faturamento.

Quem entrega os indicadores financeiros para clínicas na Ellun?

Afinal, um indicador só funciona quando alguém é responsável por ele. Na Ellun, cada número vem de um serviço, e cada serviço tem um especialista próprio:

Também vale saber que os três serviços podem ser contratados separadamente. Por exemplo, a clínica que contrata só a assessoria contábil já recebe DRE e balanço todos os meses. Por outro lado, a terceirização financeira cuida da rotina do caixa: conciliação bancária diária, contas a pagar com aprovação do sócio antes de cada pagamento, contas a receber por fonte, lembretes de cobrança aos pacientes e projeção de caixa de 90 dias.

Quando a clínica contrata mais de um serviço, os setores trabalham interligados, e as informações circulam dentro da Ellun. Dessa forma, o número que o financeiro levanta chega à contabilidade e ao planejamento tributário sem que a clínica precise reenviar o mesmo dado. O artigo sobre planejamento tributário para clínicas mostra como esses números viram cenários comparados com todos os tributos e um calendário de decisões do ano.

Como incluir outro serviço depois de começar com a Ellun?

A clínica pode começar por um serviço e incluir os outros quando precisar. Por exemplo, uma clínica que começa pela assessoria contábil pode incluir a terceirização financeira quando ganha um sócio, abre uma unidade ou se credencia em convênios.

Assim, a inclusão pode acontecer a qualquer momento. Além disso, a equipe aproveita as informações que a Ellun já tem da clínica, então o novo serviço começa a partir do que já está organizado. Na contabilidade, a inclusão também pode ter efeito retroativo, conforme o período que a clínica quer acompanhar.

O artigo sobre quando terceirizar o financeiro da clínica detalha os quatro momentos em que essa decisão costuma aparecer e o que a Ellun assume em cada um, com o sócio mantendo a aprovação final de todos os pagamentos.

Por onde começar o painel de indicadores financeiros para clínicas?

Em primeiro lugar, escolha um indicador de cada grupo: os recebimentos por fonte, o lucro do mês e o Fator R. Então, com esses três, a clínica já sabe se o caixa aguenta, se a operação dá lucro e se o imposto está no anexo certo.

Em seguida, defina a data de leitura de cada um. Os indicadores do caixa, por exemplo, pedem leitura semanal, enquanto os do resultado e os tributários pedem leitura mensal, depois do fechamento. Por fim, acrescente os demais aos poucos, sempre com o mesmo critério de cálculo.

Cada indicador tem um especialista da Ellun por trás, que explica o número pelo WhatsApp, por e-mail ou por telefone, quando a clínica precisa decidir. Afinal, é uma equipe que passa por treinamento todo mês e que, em 9 anos, já atendeu mais de 2.700 empresas.

Dos três grupos de indicadores, qual deles a sua clínica não consegue responder hoje?