Uma clínica atendeu R$ 150 mil em consultas e procedimentos em março e terminou o mês com R$ 48 mil a mais na conta. Mesmo assim, o lucro de março pode ter sido de R$ 9 mil. Isso acontece porque parte do dinheiro que entrou veio de atendimentos de meses anteriores, e parte das despesas de março só vence em abril, como o DAS, que vence no dia 20 do mês seguinte.

Por isso, a agenda cheia e o saldo no banco não respondem se a clínica dá lucro. A resposta aparece quando receitas, custos, impostos e pró-labore do mesmo mês ficam lado a lado, em um relatório próprio para isso. Na Ellun, a análise financeira de uma clínica começa justamente por separar esses números.

Faturamento, caixa e lucro: três números diferentes da mesma clínica.

Primeiro, vale separar os três números que costumam ser confundidos na rotina da clínica:

• Faturamento é o valor dos atendimentos realizados no mês. Por exemplo, uma agenda com 300 consultas e 60 procedimentos gera o faturamento do mês, mesmo que parte dele só seja recebida depois.

• Caixa é o dinheiro que entrou e saiu da conta no período. Assim, ele inclui parcelas de cartão de meses anteriores e repasses de convênio de atendimentos antigos.

• Lucro é o que sobra do faturamento do mês depois de pagar todos os custos, despesas e impostos ligados a ele. Ou seja, ele mostra se a operação daquele mês se sustentou.

Os três números se movem em tempos diferentes. Por isso, uma clínica pode faturar mais em um mês, receber menos naquele mesmo mês e ter lucro menor do que imagina, tudo ao mesmo tempo.

Por que o saldo no banco não mostra o lucro da clínica?

O saldo no banco é um bom indicador de caixa. No entanto, ele mistura meses diferentes. Em uma clínica, três situações costumam distorcer essa leitura.

O dinheiro entra em datas diferentes do atendimento. Por exemplo, um procedimento de R$ 6 mil, parcelado em seis vezes no cartão, entra na conta ao longo de seis meses. Da mesma forma, o convênio costuma pagar os atendimentos semanas depois, e às vezes com glosas. Assim, o saldo de um mês carrega receitas de vários meses.

Algumas despesas vencem depois do mês em que acontecem. O imposto de março, por exemplo, é pago em abril. Além disso, o 13º salário e as férias da equipe vão se acumulando mês a mês, embora só saiam do caixa em datas específicas. Logo, um mês com saldo alto pode estar apenas adiando despesas que já pertencem a ele.

Nem todo dinheiro na conta é da clínica. Os repasses aos profissionais que atendem como pessoa jurídica, por exemplo, ficam na conta até a data do pagamento. Logo, se o sócio olha o saldo antes disso, ele vê um valor que já tem destino.

O artigo sobre contas a pagar e receber da clínica explica por que o dinheiro entra em datas tão diferentes, como registrar o que cada fonte deve pagar e se o repasse aos profissionais deve sair antes ou depois do pagamento do convênio.

Como calcular o lucro da clínica no mês?

O cálculo segue sempre a mesma ordem: parte do faturamento do mês, desconta o que foi gasto para produzir aqueles atendimentos e, em seguida, desconta a estrutura e os impostos. Veja um exemplo ilustrativo de uma clínica de R$ 150 mil por mês no Simples Nacional, no Anexo III:

A linha de insumos muda conforme a especialidade. Em uma clínica odontológica, por exemplo, ela inclui o laboratório de prótese, enquanto em uma clínica de estética ela inclui os produtos aplicados nos procedimentos.

Esses 6% são uma média de todos os atendimentos do mês. O artigo sobre margem de lucro da clínica mostra como calcular quanto cada consulta e cada procedimento deixa para a clínica, com um exemplo em que o procedimento mais caro tem a menor margem, e quanto o anexo do Simples, a equiparação e a reforma mudam o que sobra.

O imposto, por exemplo, é uma das maiores despesas da clínica. Se a folha com pró-labore ficar abaixo de 28% do faturamento, a clínica passa do Anexo III para o Anexo V, e a guia sobe cerca de R$ 8,3 mil por mês nesse exemplo. Ou seja, o lucro de R$ 9 mil quase desaparece. O artigo sobre clínica no Simples Nacional mostra esse cálculo do Fator R e os outros sinais de que o regime deixou de compensar, como a aproximação dos limites de faturamento.

Os erros que fazem a clínica parecer mais lucrativa do que é

Alguns hábitos inflamam o resultado na cabeça dos sócios. Por isso, vale conferir se algum deles aparece na rotina da clínica:

• Contar como lucro tudo que sobra na conta. Assim, parcelas a receber e despesas a pagar ficam de fora da conta.

• Deixar o pró-labore fora das despesas. Quando o sócio só faz retiradas, o trabalho dele na clínica não aparece como custo, e o lucro parece maior do que é.

• Misturar contas pessoais e da clínica. Dessa forma, despesas da família entram no resultado da clínica, ou o contrário, e nenhum dos dois números fica correto.

• Ignorar glosas e inadimplência. Um atendimento de convênio glosado ou uma parcela que o paciente deixou de pagar também reduzem o lucro.

• Olhar só um mês. Dezembro e janeiro, por exemplo, costumam ter agenda diferente do restante do ano. Portanto, o lucro de um único mês pode enganar para cima ou para baixo.

Além disso, o pró-labore merece atenção especial. Ele é custo da clínica, entra no Fator R e define o valor máximo que pode ser retirado sem confundir remuneração com distribuição de lucros. O artigo sobre quanto cada sócio da clínica pode tirar mostra como combinar pró-labore e distribuição de lucros e o que muda com a retenção de 10% sobre lucros acima de R$ 50 mil por mês.

O que a DRE mostra sobre o lucro da clínica?

A DRE, ou Demonstração do Resultado do Exercício, é o relatório que coloca receitas, custos, despesas e impostos do mesmo período lado a lado. Em outras palavras, ela é a versão organizada da tabela deste artigo, feita com os números reais da clínica.

Junto com ela, o balanço mostra quanto do lucro já foi distribuído aos sócios e quanto ainda está na clínica. Com os dois relatórios, então, a retirada deixa de ser decidida pelo saldo do banco e passa a ser decidida pelo lucro apurado.

Na Ellun, a assessoria contábil entrega DRE e balanço todos os meses. Além disso, a terceirização financeira faz a conciliação bancária diária, separando cada recebimento por fonte, como particular, cartão, convênio e pacote, e organiza os centros de custo para mostrar o resultado de cada unidade ou especialidade. A clínica também recebe uma projeção de caixa de 90 dias, para ver com antecedência os meses mais apertados.

Cada serviço tem um especialista próprio, e os setores da Ellun trabalham interligados. Assim, as informações do financeiro chegam à contabilidade e ao planejamento tributário sem que a clínica precise repassar o mesmo dado duas vezes. O artigo sobre quando terceirizar o financeiro da clínica mostra os quatro momentos em que essa decisão costuma aparecer: a entrada de um sócio, a abertura de outra unidade, o credenciamento em convênios e a saída de quem cuidava do financeiro.

Por onde começar a acompanhar o lucro da clínica?

Em primeiro lugar, a clínica precisa separar a própria conta da conta pessoal dos sócios. Afinal, sem essa separação, qualquer cálculo de lucro mistura despesas que não pertencem à clínica.

Em seguida, vale reunir os números de um mês fechado: o faturamento por tipo de atendimento, os repasses, os insumos, as despesas fixas, a folha com pró-labore e os impostos daquele mês. Com eles, é possível montar uma primeira versão da tabela deste artigo e comparar o resultado com o saldo do banco.

Por fim, o resultado de um mês só ganha sentido quando é comparado com os outros. Por isso, o acompanhamento precisa ser mensal, com os mesmos critérios, para mostrar se o lucro cresce junto com a agenda ou fica parado enquanto o faturamento sobe.

Na Ellun, esse acompanhamento é feito por especialistas em cada setor, do financeiro ao contábil e ao fiscal. A Ellun tem 9 anos de mercado, mais de 2.700 empresas atendidas e atendimento pelo WhatsApp, por e-mail ou por telefone, sem chatbot e sem fila de chamados.

Quanto a sua clínica lucrou no último mês, e de onde vem esse número?