Uma clínica odontológica abriu com duas cadeiras, dois sócios e uma contabilidade escolhida para cuidar do CNPJ, das guias e da folha. Durante anos, essa estrutura atendeu bem: impostos pagos no prazo, obrigações entregues, nenhuma surpresa. Cinco anos depois, a clínica tem seis cadeiras, um terceiro sócio, convênios e uma agenda cheia de implantes. As perguntas mudaram: vale sair do Simples? Como dividir o lucro entre três sócios? O que muda com a reforma em 2027?
A decisão de trocar de contabilidade costuma aparecer nesse ponto, quando a clínica muda de fase e passa a precisar de outro tipo de acompanhamento. Os momentos que pedem essa revisão são identificáveis, e cada um tem um número que mostra quando olhar para o assunto. Na Ellun, a conversa sobre troca começa justamente por entender em que fase a clínica está e quais decisões ela tem pela frente.
Por que a necessidade da clínica muda com o tempo?
Na abertura, a clínica precisa de uma base bem feita: CNPJ, alvará, enquadramento no regime, folha de pagamento e guias em dia. Esse trabalho é contínuo e indispensável em qualquer fase.
Com o crescimento, surgem decisões que dependem de números organizados antes de acontecerem. Contratar um profissional como CLT ou como pessoa jurídica muda o Fator R. Abrir uma segunda unidade muda o faturamento somado. Aceitar um convênio muda a forma de receber e as retenções na nota fiscal.
Por isso, a pergunta certa é qual acompanhamento a clínica precisa para a fase em que está agora. Uma clínica de R$ 40 mil por mês e uma de R$ 250 mil por mês podem estar no mesmo regime, mas têm decisões de tamanhos muito diferentes.
Os momentos que pedem rever o acompanhamento contábil.
Cinco situações costumam marcar a mudança de fase de uma clínica. Cada uma tem um número de referência que ajuda a saber quando olhar para o assunto:
| MOMENTO DA CLÍNICA | O QUE MUDA | REFERÊNCIA |
|---|---|---|
| A folha caiu em relação ao faturamento | No Simples, a clínica passa do Anexo III para o Anexo V | Folha abaixo de 28% em 12 meses; cerca de R$ 8,3 mil a mais por mês em R$ 150 mil |
| O faturamento se aproxima dos limites do Simples | O ISS sai da guia única e, depois, o regime chega ao teto | R$ 3,6 milhões em 12 meses e R$ 4,8 milhões por ano |
| Um novo sócio entrou | Pró-labore e lucros precisam de regra | Retenção de 10% sobre lucros acima de R$ 50 mil por mês (Lei 15.270/2025) |
| Os procedimentos ganharam peso na receita | No Lucro Presumido, pode caber a equiparação hospitalar | Base de 8% no IRPJ e 12% na CSLL, em vez de 32% |
| A clínica abriu outra unidade ou outro CNPJ | O faturamento das empresas pode ser somado | Sócio com mais de 10% de outra empresa fora do Simples (LC 123/2006) |
O artigo sobre clínica no Simples Nacional detalha com números os sinais de folha, faturamento e procedimentos, e o artigo sobre quanto cada sócio da clínica pode tirar mostra como pró-labore e distribuição de lucros se combinam com a retenção de 2026.
O custo de adiar a decisão de trocar de contabilidade.
Adiar a revisão tem custo mensurável. Uma clínica que passou para o Anexo V sem perceber paga, no exemplo de R$ 150 mil por mês, cerca de R$ 99,5 mil a mais por ano. Cada mês de espera soma cerca de R$ 8,3 mil a essa conta.
O calendário também pesa. Com a Lei Complementar 227/2026, a saída do Simples por opção passa a valer a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao pedido. Uma clínica que decide mudar de regime em fevereiro só consegue aplicar a mudança no ano seguinte.
Há ainda a Reforma Tributária. A partir de 2027, a CBS substitui o PIS e a Cofins, e a Lei Complementar 214/2025 prevê redução de 60% para serviços de saúde, aplicada conforme o código usado em cada nota fiscal. Uma clínica que entra em 2027 sem revisar a classificação dos serviços pode perder essa redução em parte da receita.
Qual o melhor momento do ano para trocar de contabilidade?
A troca pode acontecer em qualquer mês, desde que o calendário de obrigações seja respeitado. Mesmo assim, alguns momentos facilitam a transição.
Janeiro é o mais indicado. A clínica começa o exercício com as informações organizadas, o que facilita a conferência dos saldos e a preparação das declarações anuais. Para começar em janeiro, a conversa precisa acontecer antes, ainda nos últimos meses do ano anterior:
Ao longo do ano, o início de um mês é a melhor data. Ele deixa clara a divisão de responsabilidades entre os escritórios: quem entrega cada competência e a partir de quando. Uma troca no meio do mês exige mais agilidade no envio dos documentos, porque as guias continuam vencendo.
O artigo sobre como funciona a mudança de contabilidade para uma clínica detalha essa transição etapa por etapa, com os documentos pedidos e o que fica com a clínica e com a nova equipe.
Como saber se a clínica precisa trocar de contabilidade agora?
Três perguntas ajudam a decidir:
- Quais decisões a clínica precisa tomar nos próximos 12 meses? Regime, entrada de sócio, nova unidade, contratação de equipe ou adaptação à reforma.
- Quais números estão disponíveis hoje para essas decisões? Faturamento separado por tipo de serviço, folha com pró-labore, valores distribuídos aos sócios.
- Quem vai montar as simulações antes de cada decisão, e em que prazo? Uma decisão de regime para o próximo ano, por exemplo, precisa estar simulada antes do fim deste.
Se as decisões cresceram e os números para tomá-las ainda não existem, a clínica chegou ao ponto de rever o acompanhamento. O artigo sobre os 7 sinais de que a clínica precisa de uma contabilidade mais consultiva mostra como essa necessidade aparece na rotina, do valor do imposto que só é conhecido quando a guia chega às retiradas dos sócios sem regra definida.
Na Ellun, cada empresa é acompanhada por um especialista dedicado, que conhece o regime, o CNAE e o histórico do negócio. A Ellun tem 9 anos de mercado e mais de 2.700 empresas atendidas, e o atendimento acontece pelo WhatsApp, por e-mail ou por telefone, sem chatbot.
Quais decisões a sua clínica precisa tomar até o fim do próximo ano?
Conte a fase da sua clínica e as decisões que estão pela frente. O especialista da Ellun responde com os próximos passos.
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