Dia 20 de dezembro. A sócia abre o extrato para pagar a segunda parcela do 13º da equipe e a guia de imposto, que vencem no mesmo dia. O saldo cobre as duas, mas sobra pouco para o aluguel de janeiro. Ao mesmo tempo, a agenda do mês mostra a clínica cheia, e o faturamento de dezembro ficou parecido com o de qualquer outro mês.

A cena se repete todo fim de ano em muitas clínicas, e por isso parece azar. Na prática, o aperto tem datas marcadas na lei e no calendário de recebimentos. Neste artigo, você vai ver de onde vem cada saída extra, por que o dinheiro de dezembro chega depois e como o caixa da clínica no fim de ano pode ser previsto com dois ou três meses de antecedência.

O que sai do caixa da clínica no fim de ano além das contas de sempre?

Entre novembro e janeiro, a clínica paga as despesas de todo mês e, além disso, três saídas que só aparecem nessa época. Nenhuma delas é surpresa, mas todas costumam ser pagas com o dinheiro do mês corrente.

• Primeira parcela do 13º salário. A Lei 4.749/1965 manda pagar metade do 13º entre fevereiro e novembro. Quem deixa para o último prazo paga em novembro.
• Segunda parcela do 13º. A mesma lei fixa o pagamento do restante até 20 de dezembro.
• Férias de quem sai em janeiro. Pelo artigo 145 da CLT, a remuneração das férias é paga até dois dias antes de o descanso começar. Além disso, a Constituição garante um terço a mais sobre o salário nesse período. Ou seja, as férias de janeiro saem do caixa ainda em dezembro, com o acréscimo.

Por exemplo, imagine uma clínica com folha de R$ 27 mil por mês (exemplo ilustrativo, considerando só os salários). O 13º soma R$ 27 mil, divididos em R$ 13,5 mil em novembro e R$ 13,5 mil em dezembro. Se três profissionais de R$ 3 mil tiram férias em janeiro, a clínica paga R$ 12 mil no fim de dezembro: R$ 9 mil de remuneração e R$ 3 mil do terço. Assim, só em dezembro as saídas extras chegam a R$ 25,5 mil.

Para quem quer entender como essas saídas se encaixam nas contas fixas, o artigo sobre contas a pagar e receber da clínica mostra como registrar cada conta pela data em que o dinheiro realmente sai e como amarrar os repasses aos recebimentos.

Por que o dinheiro de dezembro só entra depois?

Enquanto as saídas extras se concentram em dezembro, uma parte das entradas desse mês se espalha pelos meses seguintes. Isso acontece por dois motivos comuns em clínica.

O primeiro é o cartão parcelado. Quando a paciente fecha em dezembro um procedimento de R$ 6 mil em seis vezes, a operadora repassa uma parcela de R$ 1 mil por mês, até junho. Portanto, a venda de dezembro aparece no faturamento de dezembro, mas o caixa de dezembro recebe só uma fração dela.

O segundo é o convênio. Em geral, a operadora paga o atendimento semanas depois da produção, conforme o calendário de cada contrato. Dessa forma, o que foi atendido em dezembro pode cair em janeiro ou fevereiro, já com eventuais glosas descontadas.

Por isso, uma clínica pode fechar dezembro com faturamento normal e caixa baixo ao mesmo tempo. O artigo Lucro da clínica: como saber se ela realmente dá lucro explica por que o saldo no banco e o resultado do mês contam histórias diferentes e como a DRE separa as duas.

Por que a guia de imposto de dezembro pesa tanto?

O imposto da clínica é calculado sobre o faturamento de um mês e pago no mês seguinte. No Simples Nacional, por exemplo, a guia vence no dia 20 do mês seguinte ao faturamento. Ou seja, a guia que vence em 20 de dezembro corresponde ao faturamento de novembro.

Na prática, isso cria uma coincidência ruim. A guia de dezembro vence no mesmo dia que a segunda parcela do 13º. Se a clínica faturou R$ 150 mil em novembro e paga cerca de 14% de imposto (exemplo ilustrativo), a guia fica perto de R$ 21 mil. Somada aos R$ 13,5 mil do 13º, a saída de um único dia passa de R$ 34 mil.

Em janeiro, a lógica se repete. A guia de janeiro é calculada sobre dezembro, que costuma ter faturamento normal. No entanto, ela é paga com o caixa de janeiro, que muitas vezes recebe menos.

Como o caixa da clínica no fim de ano fica negativo mês a mês?

Para ver o efeito junto, vale montar os quatro meses lado a lado. A tabela abaixo usa a mesma clínica dos exemplos anteriores, que fatura R$ 150 mil por mês e, num mês comum, fecha com R$ 9 mil de sobra no caixa. Os números são ilustrativos e arredondados.

Em janeiro, o exemplo considera uma agenda 20% menor. Por isso, repasses, insumos e taxas de cartão caem junto com o atendimento. Já a guia de imposto continua alta, porque foi calculada sobre dezembro, e aluguel, folha e pró-labore seguem inteiros.

O resultado mostra o ponto mais importante do artigo. A clínica do exemplo dá lucro o ano inteiro e, mesmo assim, chega ao fim de janeiro precisando de R$ 34 mil que não estão na conta. Ou seja, o problema está no calendário, e um calendário pode ser previsto.

Quais sinais mostram que o aperto vai chegar na sua clínica?

Alguns sinais aparecem ainda em outubro ou novembro, quando ainda dá tempo de agir. Se a sua clínica tem dois ou mais deles, vale fazer a conta antes de dezembro.

• A primeira parcela do 13º ainda não foi paga. Nesse caso, novembro e dezembro concentram o 13º inteiro.
• Parte da equipe vai sair de férias em janeiro. O pagamento dessas férias cai em dezembro, com o terço a mais.
• Uma fatia grande das vendas é parcelada no cartão. Quanto maior essa fatia, mais o dinheiro de dezembro se espalha pelo ano seguinte.
• A agenda de janeiro costuma ser mais vazia. Se isso já aconteceu no ano anterior, o histórico da própria clínica é o melhor indicador.
• Os sócios retiram valores maiores no fim do ano. Retiradas extras em dezembro somam mais uma saída no mês mais pesado. O artigo sobre retirada dos sócios da clínica explica a diferença entre pró-labore, distribuição de lucro e retirada avulsa, e como definir um calendário para cada uma.

Além disso, um sinal mais antigo merece atenção: se o dinheiro da clínica já costuma faltar em meses comuns, o fim de ano só torna o problema maior. O artigo Por que o dinheiro da clínica não sobra, mesmo com a agenda cheia mostra onde o dinheiro de uma clínica cheia costuma ficar preso.

Como prever o caixa da clínica no fim de ano antes de dezembro chegar?

A resposta está em uma projeção de caixa, ou seja, uma lista de entradas e saídas pela data em que o dinheiro entra ou sai, para os próximos três meses. Com ela, a clínica enxerga o mês negativo antes que ele aconteça.

Para montar a projeção, o primeiro passo é listar as saídas com data certa: folha, aluguel, guias, 13º e férias. Em seguida, entram as entradas pela data em que o dinheiro cai na conta, que costuma ser diferente da data do atendimento. Por exemplo, o procedimento parcelado entra como seis parcelas, e o convênio entra pela data prevista de pagamento de cada operadora. Por fim, a projeção mostra o acumulado mês a mês, como na tabela acima.

Com esse número em mãos, a clínica decide com antecedência como cobrir o mês mais apertado: reserva, antecipação de recebíveis ou capital de giro. Cada caminho tem um custo diferente, e o artigo Reserva de caixa, antecipação ou capital de giro: o que a clínica deve usar nos meses fracos? compara os três com números. Depois, o artigo Planeje o primeiro trimestre da clínica em dezembro e comece o ano com o caixa projetado mostra as decisões que valem para o ano inteiro e precisam ser tomadas ainda em dezembro.

Na Ellun, a projeção de caixa de 90 dias faz parte da terceirização financeira, junto com a conciliação bancária e o controle de contas a pagar e receber. Assim, o sócio recebe os números prontos e decide com eles, e a aprovação dos pagamentos continua com ele. São 9 anos de mercado e mais de 2.700 empresas atendidas.