O sócio já decidiu. Depois de mais um fechamento de mês feito no fim de semana, ele separou três propostas de empresas de terceirização financeira e abriu cada uma em uma aba do navegador. Todas falam em controle, relatórios e organização. Nenhuma diz como vai tratar a fatura de servidores em dólar, os 22 contratos com vencimentos diferentes ou o reajuste que o maior cliente nunca recebeu.

Uma software house tem uma rotina financeira com particularidades: receita recorrente, custos em moeda estrangeira, cartão internacional e muitos contratos pequenos. Por isso, escolher uma empresa de terceirização financeira para software house pede critérios mais específicos do que os usados por outras empresas prestadoras de serviços.

Este guia mostra o que uma proposta precisa cobrir, como avaliar cada ponto e como a Ellun trabalha em cada um deles. Os números usados nos exemplos são ilustrativos.

Que escopo uma empresa de terceirização financeira para software house precisa cobrir?

O escopo é a lista do que o fornecedor faz todo mês. Para uma empresa de TI, ele precisa dar conta de cinco frentes:

• contas a pagar em real e em dólar, incluindo faturas de nuvem e cobranças no cartão internacional;
• recebimentos dos contratos recorrentes, com acompanhamento de quem pagou e de quem atrasou;
• lembretes de cobrança aos clientes;
• lançamento e organização de todos os custos para que apareçam no resultado do mês certo;
• relatórios mensais que permitam ao sócio decidir.

Na Ellun, a terceirização financeira é um serviço próprio, com entregas diferentes das da assessoria contábil mensal. Quem contrata a terceirização recebe a organização dos pagamentos para aprovação do sócio, os lembretes de cobrança, o lançamento dos custos em real e em dólar, o DRE e o balanço mensais e o atendimento direto pelo WhatsApp.

Peça a qualquer fornecedor a lista escrita do que entra no escopo. Um item combinado só na conversa costuma virar dúvida no terceiro mês. Para entender como a terceirização ajuda o sócio a decidir com base em números, vale ler o artigo sobre terceirização financeira para tomar decisões mais seguras.

Como o custo em dólar deve entrar no fechamento do mês?

Uma fatura de nuvem de US$ 1.800 referente ao uso de setembro costuma ser cobrada no início de outubro e paga na fatura do cartão que vence no meio do mês. Se o fornecedor lança esse custo pela data do pagamento, setembro parece mais barato do que foi e outubro parece mais caro.

O fechamento correto coloca o custo no mês em que o serviço foi usado. Assim, o DRE de setembro mostra a infraestrutura de setembro, e a comparação entre meses passa a fazer sentido. O controle do caixa continua olhando a data do pagamento, porque é nela que o dinheiro sai da conta.

Outro ponto é a separação. Quando os custos em dólar ficam agrupados em uma linha própria do DRE, o sócio enxerga quanto a variação do câmbio mexeu no resultado. Se a infraestrutura passou de R$ 9.700 para R$ 10.800 em um mês, ele consegue saber se foi o dólar, o consumo ou os dois.

O artigo sobre por que o caixa da empresa de TI oscila mesmo com contratos recorrentes mostra, com números, como câmbio, consumo e data da cobrança se misturam no saldo.

Contratos recorrentes, reajuste e cobrança: o que o fornecedor precisa acompanhar?

Cada contrato recorrente carrega quatro informações que o financeiro precisa ter à mão: valor, dia do vencimento, mês do reajuste e índice previsto. Com 22 contratos, isso já é uma base que não cabe na memória de ninguém.

O reajuste esquecido é um dos vazamentos mais comuns em empresas de TI. Um contrato de R$ 6.000 por mês que deveria ter sido reajustado em 5% deixa R$ 3.600 sem cobrar em doze meses. Se três contratos estão nessa situação, a perda passa de R$ 10 mil no ano.

A cobrança é a outra ponta. Na Ellun, os lembretes de cobrança aos clientes ficam com o time de terceirização financeira, e o sócio deixa de precisar lembrar quem atrasou. Ao avaliar qualquer fornecedor, pergunte como ele acompanha os recebimentos de cada contrato e como sinaliza ao sócio um cliente que segue em atraso.

Quem aprova os pagamentos e quem decide?

Terceirizar o financeiro muda quem executa a rotina. O poder de decisão continua com o sócio.

Na Ellun, os pagamentos são organizados pelo time e a aprovação final de cada um fica sempre com o sócio. Ele confere a lista, aprova e segue com o dia. O pagamento de fornecedores, de renovações e da fatura do cartão internacional passa por ele antes de sair da conta.

As decisões maiores também ficam com o sócio, agora apoiadas nos relatórios. Com o DRE e o balanço em mãos, ele consegue responder perguntas como estas:

• dá para contratar mais um desenvolvedor sem apertar o caixa nos próximos três meses?
• quanto posso retirar este mês sem comprometer a folha?
• vale migrar a infraestrutura para um plano anual pago em uma única vez?

Para entender como o controle se mantém com a empresa mesmo sem equipe financeira própria, o artigo sobre gestão financeira para empresas sem time interno detalha essa divisão de papéis. Se você ainda está comparando caminhos, o artigo vale a pena terceirizar o financeiro da sua empresa de TI? coloca sócio, interno e terceirização lado a lado.

Como avaliar acessos, segurança e dados da empresa?

Terceirizar o financeiro significa dar a outra empresa acesso a contas, documentos e dados de clientes. Antes de assinar, faça estas perguntas a qualquer fornecedor:

• Quem terá acesso ao banco e com qual perfil: consulta, preparação de pagamentos ou aprovação?
• Cada pessoa do time usa um login próprio, ou existe senha compartilhada?
• Onde ficam guardados comprovantes, notas e relatórios, e como a sua empresa acessa esse material?
• Quem, do lado do fornecedor, responde pela sua conta?

Uma boa resposta deixa a aprovação de pagamentos com o sócio, usa perfis separados e mantém documentos e relatórios disponíveis para a empresa contratante. Na reunião de apresentação, a Ellun mostra como os acessos funcionam no caso de cada empresa.

Como funcionam a implantação e o atendimento no dia a dia?

Na Ellun, a entrada acontece em etapas:

1. Diagnóstico pelo WhatsApp, em que o time entende o volume de contratos, os custos em dólar e como o financeiro funciona hoje.
2. Reunião online de apresentação, com o escopo aplicado à rotina da sua empresa.
3. Configuração dos acessos e cadastro de contratos, fornecedores e contas.
4. Organização do mês corrente, com pagamentos e recebimentos em andamento.
5. Primeiro fechamento, com DRE e balanço.

Depois da implantação, o atendimento acontece pelo WhatsApp, com retorno no mesmo dia útil e sem abertura de ticket ou chamado. Se o sócio quer saber, às dez da manhã, se pode antecipar o pagamento de uma licença anual, a resposta chega no mesmo dia.

Como escolher uma empresa de terceirização financeira para software house?

Use a tabela abaixo para comparar as propostas de cada empresa de terceirização financeira para software house que você estiver avaliando. Ela vale para a Ellun e para qualquer outro fornecedor.

A Ellun já atendeu mais de 2.700 empresas e trabalha com a rotina de software houses e empresas de tecnologia: receita recorrente, infraestrutura em dólar e contratos que se multiplicam. O próximo passo é um diagnóstico pelo WhatsApp, seguido de uma reunião online para apresentar como a terceirização funcionaria na sua empresa.