Toda sexta-feira, depois das três da tarde, o sócio fundador de uma software house fecha o editor de código e abre o internet banking. Ele confere quem pagou, agenda os pagamentos da semana seguinte, procura no e-mail a fatura de servidores que veio em dólar e tenta lembrar qual cliente ainda não recebeu o reajuste do contrato. Quando termina, já são nove da noite e a revisão de código do time ficou para segunda.

São seis horas por semana, quase um dia inteiro de trabalho, de uma pessoa que também é a principal referência técnica da empresa. Nesse momento, a dúvida aparece: continuo fazendo, contrato alguém ou terceirizo?

Este artigo compara os três caminhos com números, mostra o custo de cada um e traz critérios para decidir quando a terceirização financeira para empresa de TI passa a valer a pena. Os valores usados são exemplos ilustrativos.

Quanto custa o sócio técnico cuidar do financeiro?

O custo do sócio fazendo o financeiro raramente aparece em alguma planilha, porque ninguém emite nota por ele. Ele aparece em horas.

Seis horas por semana somam cerca de 24 horas por mês. Se a hora técnica do sócio é vendida a R$ 180 em projetos, essas 24 horas equivalem a R$ 4.320 por mês que deixaram de ser faturados. Se ele não vende horas, o custo aparece de outra forma: a arquitetura que atrasou, o cliente que esperou retorno, a contratação de desenvolvedor que ficou para depois.

Existe ainda o custo do erro. Um pagamento em dólar feito no dia errado, um reajuste que passou despercebido, uma cobrança que ninguém fez. Em empresas de TI, esses erros costumam ser pequenos um a um e grandes somados, como mostra o artigo sobre por que o caixa da empresa de TI oscila mesmo com contratos recorrentes.

Separar a remuneração do sócio do resultado da empresa também ajuda a enxergar esse custo. O artigo da Ellun sobre pró-labore explica como fazer essa separação.

O que muda quando a empresa contrata um financeiro interno?

Contratar um assistente ou analista financeiro tira a rotina das mãos do sócio. Contas a pagar, conferência de recebimentos e organização de documentos passam a ter dono.

O custo é fixo e precisa caber no caixa todos os meses. Em um exemplo com salário de aproximadamente R$ 3.500, o custo total para a empresa, somando encargos e benefícios, fica em aproximadamente R$ 5.500 por mês.

Há outros pontos a considerar:

• a rotina depende de uma pessoa, e férias, afastamentos ou uma saída interrompem o controle;
• o profissional precisa de alguém que oriente e revise o trabalho, papel que costuma voltar para o sócio;
• relatórios gerenciais como DRE e balanço exigem conhecimento contábil, que nem sempre faz parte do perfil contratado para a rotina operacional;
• a empresa precisa escolher e pagar um sistema, além de definir os processos do zero.

Em uma empresa de TI maior, o financeiro interno costuma fazer sentido como parte de um time. Quando ele trabalha sozinho, resolve a execução e a análise fica em aberto.

Como funciona a terceirização financeira para empresa de TI?

Na terceirização financeira, uma empresa especializada assume a rotina do financeiro com time e processo próprios. O sócio continua no controle das decisões e deixa de executar a operação.

Na Ellun, a rotina funciona assim:

• os pagamentos são organizados pela Ellun e aprovados pelo sócio, que tem sempre a palavra final;
• os lembretes de cobrança aos clientes ficam com a Ellun;
• os custos em real e em dólar são lançados e organizados para aparecer no resultado do mês;
• o sócio recebe DRE e balanço mensais para decidir com base em números;
• o atendimento é pelo WhatsApp, com retorno no mesmo dia útil, sem abertura de ticket ou chamado.

Nessa divisão, o tempo do sócio vai para aprovar pagamentos e ler os relatórios, no lugar das seis horas de sexta-feira. Para entender como essa estrutura se encaixa em uma empresa sem equipe financeira própria, o artigo sobre gestão financeira sem time interno detalha cada parte.

Sócio, interno ou terceirização: como os três caminhos se comparam?

A tabela abaixo coloca lado a lado os pontos que mais pesam na decisão de uma empresa de TI. Os valores repetem os exemplos das seções anteriores.

A escolha passa por uma pergunta: em que lugar o tempo do sócio gera mais resultado para a empresa? Se a resposta é produto, arquitetura e clientes, cada hora no internet banking tem um custo que a tabela mostra.

O que o DRE e o balanço mostram para uma software house?

O DRE, ou demonstração do resultado, mostra se o mês deu lucro e de onde veio cada parte desse resultado. Veja um exemplo simplificado, com os impostos deixados de fora para facilitar a leitura:

Com esse relatório, o sócio vê que a infraestrutura em dólar consome cerca de 15% da receita. Se o dólar subir 10%, esse custo vai para R$ 15.400 e o resultado cai para R$ 16.600. A decisão deixa de ser intuição: revisar instâncias ociosas, aplicar reajustes atrasados ou repassar parte do custo em contratos novos.

O balanço mostra outra coisa: o que a empresa tem e o que ela deve em uma data. Imagine um saldo de R$ 25 mil no banco. O balanço pode mostrar que R$ 8 mil já estão comprometidos com a fatura do cartão internacional do mês seguinte e que, dos R$ 30 mil a receber, R$ 12 mil estão vencidos há mais de 30 dias. A folga que o extrato sugere é menor do que parece.

Lidos juntos, os dois relatórios respondem perguntas que o saldo bancário deixa sem resposta, como quanto o sócio pode retirar, se dá para contratar mais um desenvolvedor e qual cliente precisa de conversa sobre pagamento.

Quando a terceirização financeira para empresa de TI passa a valer a pena?

Alguns critérios ajudam a saber se chegou a hora:

• o sócio passa mais de um dia por semana cuidando do financeiro;
• a empresa tem custos relevantes em dólar e não sabe quanto eles pesam no resultado;
• os contratos recorrentes se multiplicaram e ninguém acompanha vencimentos e reajustes;
• a retirada do sócio muda conforme o saldo do mês;
• contratações e investimentos são decididos olhando o saldo bancário, sem DRE;
• a empresa cresceu e o financeiro continua organizado como no primeiro ano, um quadro que o artigo sobre empresa que cresceu e a estrutura não acompanhou descreve em detalhe.

Para empresas de TI que faturam entre R$ 30 mil e R$ 80 mil por mês, o primeiro critério sozinho já indica que a terceirização deve entrar na conta. Nessa fase, o papel do sócio é fazer a empresa vender e entregar mais, e cada dia no financeiro sai dessa conta.

Acima de R$ 80 mil por mês, o volume de contratos, fornecedores e custos em dólar costuma tornar a rotina pesada demais para ficar com o sócio, e a pergunta passa a ser qual estrutura dá a ele relatórios para decidir.

Vale fazer uma conta simples antes de decidir: some as horas que você gastou com o financeiro no último mês, multiplique pelo valor da sua hora técnica e compare com o que a empresa teria de pagar para manter um interno. Depois, acrescente o que não aparece nessa conta, como o reajuste que ficou sem aplicar e o cliente que atrasou sem ser cobrado.

Como saber se a terceirização financeira para empresa de TI funciona no seu caso?

O caminho mais rápido é olhar para os números da sua empresa. Na Ellun, o processo começa por um diagnóstico pelo WhatsApp, em que o time entende o volume de contratos, os custos em dólar e como o financeiro funciona hoje. Depois, uma reunião online apresenta como a terceirização ficaria na sua rotina.

A Ellun já atendeu mais de 2.700 empresas e trabalha com a rotina de quem vende software e serviços de tecnologia. Se você já decidiu terceirizar e quer saber como comparar fornecedores, o guia sobre como escolher uma empresa de terceirização financeira para software house traz os critérios, um por um.