Em março, a software house fechou o mês com R$ 102 mil sobrando na conta. Em abril, com os mesmos 18 clientes pagando os mesmos contratos mensais, sobraram R$ 3 mil, e o sócio adiou a própria retirada para não apertar a folha dos desenvolvedores. Ninguém foi demitido, nenhum cliente cancelou e nenhum projeto novo entrou.

O extrato bancário mostra o que entrou e o que saiu, mas não explica a diferença. A explicação costuma estar em três lugares que o sócio técnico raramente olha juntos: os custos cobrados em dólar, as anuidades que vencem no mesmo mês e os contratos que atrasam ou passam anos sem reajuste.

Neste artigo, você vai entender por que o caixa da empresa de TI oscila mesmo com receita previsível e o que fazer para o mês seguinte deixar de ser surpresa. Todos os números usados aqui são exemplos ilustrativos.

O que faz o caixa da empresa de TI oscilar se a receita é a mesma?

A receita de uma software house com contratos recorrentes tem duas características boas: entra em real e em datas conhecidas. Se a empresa tem 18 contratos que somam R$ 480 mil por mês, esse número muda pouco de um mês para o outro.

O lado das despesas funciona de outro jeito. Parte relevante dos custos de uma empresa de TI é cobrada em dólar, varia com o uso e cai em datas que não combinam com as datas de recebimento. A folha é fixa, mas a conta de nuvem, as licenças e as ferramentas de desenvolvimento mudam todo mês.

O resultado é uma receita estável convivendo com um custo que se move por três motivos ao mesmo tempo:

• o câmbio do dia em que a fatura é paga;
• o consumo do mês, que sobe com cliente novo, ambiente de teste ou pico de acesso;
• a data da cobrança, que pode empurrar o custo de um mês para dentro do outro.

Quando o sócio olha só o saldo bancário, esses três movimentos aparecem misturados, e a oscilação parece não ter motivo. Na Ellun, que atende empresas de tecnologia e software houses, separar esses três movimentos costuma ser o primeiro passo quando o caixa começa a variar sem explicação.

Quanto o câmbio e o consumo mudam a conta da nuvem?

Imagine uma fatura de servidores de US$ 20.000 por mês. Com o dólar a R$ 5,20, ela custa R$ 104.000. Se o dólar sobe para R$ 5,70, a mesma fatura passa a custar R$ 114.000, sem nenhuma mudança na operação.

Agora some o consumo. No mês em que a empresa sobe o ambiente de homologação de um cliente novo, o uso cresce 15% e a fatura vai para US$ 23.000. Com o dólar a R$ 5,70, o custo chega a R$ 131.100.

Do primeiro cenário para o segundo, a mesma empresa, com a mesma receita, gastou R$ 27.100 a mais com um único fornecedor. Numa sobra como a de março, de R$ 102 mil, mais de um quarto teria ido embora só com a nuvem.

Isso se repete com outros custos em dólar: repositório de código, monitoramento, ferramentas de design, APIs pagas por uso e serviços de envio de e-mail. Cada um muda um pouco, e somados explicam boa parte da diferença entre um mês e outro.

Licenças e anuidades que vencem no mesmo mês

Além das faturas mensais, a empresa de TI acumula assinaturas anuais: licenças de ambiente de desenvolvimento, ferramentas de design, certificados, domínios e planos de suporte. No plano anual elas saem mais baratas, mas costumam ser contratadas na mesma época, quase sempre quando a empresa começou ou quando o time cresceu.

Pense em oito ferramentas com renovação anual que somam R$ 96 mil. Se seis delas renovam no mesmo mês, esse mês carrega R$ 72 mil de custo que os outros onze não têm. Quem olha só o saldo vê um mês ruim. Quem olha o calendário de renovações vê uma conta prevista.

Junte esse mês de renovações à alta da nuvem do exemplo anterior e o custo sobe R$ 99.100. É praticamente a distância entre os R$ 102 mil que sobraram em março e os R$ 3 mil de abril, sem que nenhum contrato tenha mudado.

O cartão de crédito internacional reforça o efeito. Se a data de cobrança de uma ferramenta muda do dia 4 para o dia 6, por uma troca de plano, e a fatura do cartão fecha no dia 5, aquela cobrança pula a fatura do mês e aparece duas vezes na seguinte. Em um mês o custo some e no outro dobra.

Contrato recorrente que atrasa ou fica sem reajuste

A receita recorrente também tem os seus vazamentos, só que mais silenciosos. O primeiro é a data. Se metade dos contratos vence no dia 10 e a folha é paga no dia 5, a empresa começa todo mês bancando cinco dias de operação com o próprio saldo.

O segundo é o atraso. Um cliente que paga R$ 30.000 por mês e atrasa 20 dias leva a receita dele para o mês seguinte. Na conta do mês, parece que a empresa faturou menos, quando na verdade recebeu tarde. Sem controle de contas a receber, o sócio descobre o atraso quando o saldo não fecha.

O terceiro é o reajuste. Muitos contratos de software preveem reajuste anual por índice, e vários passam anos sem que ninguém aplique. Um contrato de R$ 25.000 que deveria ter sido reajustado em 5% deixa R$ 15.000 na mesa em um ano. Enquanto isso, a conta de nuvem desse mesmo cliente subiu com o dólar.

Para entender como esses descompassos aparecem no caixa ao longo dos meses, vale ler o artigo da Ellun sobre fluxo de caixa e saúde financeira.

Sinais de que o caixa da empresa de TI oscila por falta de controle

Alguns sinais aparecem com frequência nas software houses em que o caixa varia sem explicação. Veja se algum descreve a sua rotina:

• O sócio descobre o valor da fatura de servidores quando ela já foi debitada no cartão.
• Ninguém sabe dizer quanto dos custos da empresa, em porcentagem, é cobrado em dólar.
• O cartão da empresa paga uma ou outra conta pessoal, e o cartão pessoal paga uma ou outra ferramenta da empresa. Esse hábito tem efeitos que vão além do caixa, como mostra o artigo sobre misturar conta pessoal e da empresa.
• A retirada do sócio muda de valor conforme o saldo do mês, sem um pró-labore definido.
• O cliente que atrasou só é cobrado quando o sócio lembra.
• A única forma de saber se o mês deu lucro é comparar o saldo do início com o do fim.

Se três ou mais itens aparecem na sua rotina, a oscilação tem causa, e ela pode ser encontrada. O que falta é um lugar onde receita, custo em dólar e calendário de pagamentos sejam vistos juntos.

Por onde começar quando o caixa da empresa de TI oscila?

O primeiro passo cabe numa planilha e leva uma tarde:

1. Liste todos os custos cobrados em dólar, com o valor médio dos últimos três meses e o dia da cobrança.
2. Monte o calendário das anuidades, com o mês de renovação de cada ferramenta.
3. Coloque lado a lado as datas de recebimento dos contratos e as datas dos pagamentos fixos, como folha e aluguel.
4. Verifique quais contratos têm cláusula de reajuste e quando ele foi aplicado pela última vez.
5. Projete os próximos três meses com o dólar um pouco acima do atual, para saber quanto de folga a empresa precisa ter.

Com isso feito, o mês seguinte deixa de ser surpresa. O desafio vem depois: manter essa rotina todo mês, com o sócio dividindo o tempo entre código, clientes e time.

É nesse ponto que muitas empresas de TI passam a avaliar quem deve cuidar do financeiro. O artigo vale a pena terceirizar o financeiro da sua empresa de TI? compara os caminhos possíveis, e o guia sobre como escolher uma empresa de terceirização financeira para software house mostra o que avaliar em um fornecedor.

A Ellun já atendeu mais de 2.700 empresas e conhece de perto a rotina financeira de quem vende software e serviços de tecnologia. Se você quer entender por que o caixa da sua empresa de TI oscila, a conversa começa pelo WhatsApp.