Qual é o menor valor que cada um dos seus contratos pode ter para continuar dando lucro depois da reforma tributária? Em muitas empresas prestadoras de serviços, esse número ainda não está calculado, e é ele que define até onde vale ceder numa renovação.

A revisão de contratos na reforma tributária serve para encontrar esse número. A contabilidade calcula quanto cada contrato rende no modelo novo e qual regime faz sentido, e o advogado transforma essa conta em cláusula. Na Ellun, essa análise faz parte do planejamento tributário e começa pelos contratos que vencem primeiro.

O que a contabilidade precisa receber antes da renegociação?

Uma revisão bem feita começa com os documentos certos. Quanto mais completo o material, mais precisa fica a simulação e mais cedo sai a recomendação.

Separe estes itens:

• Os contratos vigentes, em PDF: com valor mensal, data de início, data de vencimento e índice de reajuste.

• A cláusula de preço de cada contrato: principalmente o trecho que fala de tributos, como “valor bruto” ou “tributos inclusos”.

• O regime atual da empresa e o faturamento dos últimos 12 meses: essa informação define a base da simulação.

• A folha de pagamento e os principais custos: eles mostram quanto da sua despesa pode gerar crédito e quanto fica de fora.

• A lista de clientes por perfil: empresa no regime regular, empresa do Simples ou pessoa física. O perfil muda o custo efetivo do seu preço para cada cliente.

• As propostas em aberto: contrato que ainda não foi assinado é o mais fácil de ajustar.

Com esse material, a contabilidade consegue fazer a conta contrato por contrato, em vez de uma estimativa geral para a empresa inteira.

Cada item dessa lista tem um papel na conta que a Ellun faz. Os contratos e a cláusula de preço mostram onde o valor está travado. O regime e o faturamento definem a base da simulação. A folha e os custos indicam quanto vira crédito no modelo novo, um dos pontos que mais pesam na carga de uma empresa de serviço. Já o perfil dos clientes mostra quem aproveita o crédito do seu imposto destacado e quem paga o valor cheio.

O envio é feito pela plataforma de documentos da Ellun, acessível a qualquer hora, sem planilha extra. E, como cada empresa tem um especialista dedicado, que já conhece o regime, o CNAE e o histórico dela, a conversa começa do ponto em que a empresa está, sem precisar explicar tudo de novo.

O que uma revisão de contratos na reforma tributária deve entregar

Ao final da revisão, você precisa sair com material que sirva para decidir e para negociar. Uma entrega completa inclui cinco itens:

1. Mapa de contratos por exposição: quais contratos atravessam a virada, quais têm cláusula de tributos inclusos e quais vencem primeiro.

1. Simulação de carga por contrato: quanto cada contrato rende hoje e quanto passa a render no modelo novo, com as premissas explicadas.

1. Preço líquido mínimo por contrato: O valor abaixo do qual o contrato deixa de dar a margem que você precisa. Esse é o número que você leva para a mesa.

1. Recomendação de regime e de forma de recolhimento: para empresas do Simples, inclui a escolha entre recolher a CBS e o IBS dentro ou fora do DAS.

1. Números para a conversa com o cliente: A diferença entre preço com imposto incluso e preço com imposto destacado para o perfil dele, em reais.

Um exemplo mostra o valor do item 3. Suponha que um contrato de R$ 20.000 por mês precise render pelo menos R$ 18.500 depois dos tributos para manter a margem. Se o cliente propõe manter os R$ 20.000 com imposto incluso e a simulação mostra que sobram R$ 17.900, você sabe que precisa renegociar R$ 600 por mês antes de assinar. Os valores são ilustrativos.

Essas entregas saem da mesma simulação tributária real que a equipe da Ellun usa para definir o regime de cada cliente. O especialista apresenta o resultado em conversa por videochamada, explica cada número e indica só o que a empresa realmente precisa ajustar.

Para entender a diferença entre os dois modelos de preço antes da reunião, o artigo sobre como precificar serviço na reforma tributária traz a comparação com três simulações.

Como avaliar a contabilidade que vai conduzir essa revisão?

A revisão de contratos exige cálculo por contrato e leitura das regras da transição. Na hora de escolher quem conduz, use perguntas objetivas:

• A simulação é feita contrato por contrato? Uma média para a empresa inteira esconde justamente o contrato que dá prejuízo.

• As premissas aparecem por escrito? Você precisa saber qual alíquota, qual regime e qual perfil de cliente entraram na conta.

• Fica separado o que já está definido em lei e o que ainda depende de regulamentação? A transição ainda tem pontos em aberto, e a recomendação precisa dizer quais são.

• A recomendação vem por escrito, com cronograma? O que fica registrado pode ser comparado com outras propostas e cobrado depois.

• A entrega acontece antes da renovação? Uma revisão que chega depois da assinatura serve só para o próximo contrato.

• Existe acompanhamento depois? As alíquotas mudam ao longo da transição, e a conta precisa ser refeita quando isso acontece.

Esses pontos já fazem parte da rotina da Ellun. O regime de cada cliente é definido por uma simulação tributária da própria empresa, e a revisão de contratos segue a mesma lógica. Quem acompanha a sua empresa é um especialista dedicado, que conhece o regime, o CNAE e o histórico dela, e a equipe passa por treinamento todo mês para acompanhar as mudanças da reforma. São 9 anos atendendo empresas prestadoras de serviços, com mais de 2.700 empresas atendidas e clientes em mais de 15 países.

Se você está decidindo se adapta o atendimento atual ou busca outro escritório para passar pela reforma, o artigo sobre como decidir entre trocar de contador ou adaptar o atual ajuda a organizar essa escolha.

Onde termina o papel da contabilidade e começa o do advogado?

A revisão de contratos envolve dois profissionais, cada um com uma entrega.

A contabilidade responde às perguntas de número: quanto o contrato rende, qual regime faz sentido, qual preço mínimo protege a margem e como o tributo vai aparecer na nota. O advogado responde às perguntas de redação: como a cláusula descreve o preço, o que acontece se a alíquota mudar e como fica o reajuste.

Na prática, a cláusula precisa traduzir três decisões que saem da conta da contabilidade:

Quando os dois trabalham a partir da mesma simulação, o contrato sai coerente com a conta. Quando trabalham separados, é comum a cláusula prever um modelo de preço e a nota seguir outro.

Como a Ellun conduz o planejamento tributário dos contratos?

O planejamento tributário da Ellun é conduzido pelo time de especialistas, com foco em empresas prestadoras de serviços, como agências, empresas de tecnologia, clínicas e exportadores de serviço. Nenhuma recomendação sai antes da simulação.

O caminho começa por uma mensagem no WhatsApp. A partir das primeiras informações, o time faz o diagnóstico do caso e marca uma conversa para apresentar como o trabalho funcionaria na sua empresa.

Depois disso, o planejamento segue quatro etapas:

1. Coleta e análise de dados: faturamento, custos, despesas, margem, regime atual e os contratos de serviço vigentes.

1. Simulação de cenários: quanto a empresa paga hoje e quanto passaria a pagar no modelo novo, incluindo o efeito das compras, das vendas e dos contratos sobre os tributos.

1. Plano e cronograma: O regime e a forma de apuração que fazem mais sentido, os ajustes necessários e o momento certo de fazer cada um.

1. Acompanhamento e revisão periódica: A regulamentação da reforma ainda está sendo definida, e o time revisa o planejamento e avisa o cliente quando surge um impacto novo.

Com esse material, você chega à renovação sabendo quanto seus contratos precisam render e qual modelo de preço faz sentido para cada perfil de cliente. A redação da cláusula continua com o seu advogado, que passa a trabalhar a partir de números definidos. Os impactos que entram nessa simulação estão resumidos no artigo sobre como a reforma tributária afeta empresas prestadoras de serviços.

Quanto tempo antes da renovação vale começar?

A resposta depende de duas datas: a da próxima renovação e a da janela de opção de regime.

A escolha da forma de apuração da CBS e do IBS segue janelas definidas em lei e regulamento. No Simples Nacional, a opção por recolher esses tributos fora do DAS vale por semestre e é irretratável dentro dele. Pela regra geral, ela é feita em setembro, para o primeiro semestre do ano seguinte, ou em março, para o segundo semestre do mesmo ano. O Comitê Gestor do Simples Nacional pode prorrogar esse prazo, como fez na primeira janela da reforma.

Se a revisão mostrar que outra forma de apuração faz mais sentido, a mudança espera a próxima janela. Um contrato renovado antes dessa decisão já nasce com o regime atual. O especialista que acompanha a sua empresa monitora esses prazos e avisa quando uma janela se aproxima ou muda de data.

Por isso, a ordem mais segura é começar pelo contrato que vence primeiro e pelo contrato de maior valor, mesmo que não sejam o mesmo. Com esses dois simulados, você já sabe se a exposição da empresa é pontual ou se atinge a carteira inteira. Para entender a lógica da troca de regime, vale ler se o seu regime tributário ainda faz sentido.

Se a renovação está a poucas semanas, a revisão ainda vale. Mesmo sem tempo para mudar de regime, o preço líquido mínimo já muda o que você aceita na negociação. E o diagnóstico começa na primeira conversa pelo WhatsApp, então dá para iniciar o trabalho com a renovação já marcada. E se você quer entender o risco antes de pensar em renovação, o artigo sobre contratos de prestação de serviço na reforma tributária mostra onde a margem costuma se perder.

Como agendar a revisão de contratos com a contabilidade da Ellun?

Começar é simples, e a maior parte do trabalho fica com a equipe da Ellun.

• O que você faz: manda uma mensagem pelo WhatsApp contando quantos contratos ativos tem, qual vence primeiro e qual é o regime atual da empresa.

• O que a Ellun faz: um especialista analisa essas informações, faz o diagnóstico inicial e marca uma conversa por videochamada para apresentar como a revisão funcionaria no seu caso.

• Depois disso: você envia os documentos pela plataforma, e a equipe cuida da simulação, do plano e do acompanhamento. Com você ficam as decisões, já com os números calculados.

Do outro lado da conversa está uma pessoa de verdade. A Ellun tem especialistas em cada setor, do fiscal ao contábil e ao pessoal, e o atendimento acontece pelo WhatsApp, por e-mail ou por telefone, sem chatbot e sem fila de chamados.

Você também não precisa ter todos os documentos na primeira conversa, nem dominar as regras da reforma tributária. Essa parte é com a equipe.

Qual contrato você vai renovar primeiro, e você já sabe qual é o preço mínimo dele?