Se você é empresário, provavelmente possui diversos objetivos para o crescimento do seu negócio. Entre eles, um dos mais importantes é reduzir a carga tributária de forma legal e estratégica.

Para empresas prestadoras de serviços enquadradas no Simples Nacional, existe uma regra que pode influenciar diretamente o valor dos impostos pagos: o Fator R.

Quando aplicado corretamente, o Fator R pode permitir que determinadas empresas sejam tributadas por uma faixa mais vantajosa dentro do Simples Nacional. Porém, para isso, é necessário entender como funciona o cálculo, quais atividades estão sujeitas à regra e quais cuidados devem ser tomados.

Neste artigo, você entenderá como funciona o Fator R, quem pode utilizá-lo e como essa estratégia pode fazer parte do planejamento tributário da sua empresa.

O que é Fator R?

O Fator R é um mecanismo previsto na legislação do Simples Nacional utilizado para definir se determinadas empresas prestadoras de serviços serão tributadas pelo Anexo III ou pelo Anexo V.

Essa definição acontece a partir da relação entre a folha de salários da empresa e a receita bruta acumulada nos últimos 12 meses.

Na prática, empresas que atingem o percentual mínimo exigido pela legislação podem ser enquadradas no Anexo III, que, em muitos casos, possui uma tributação mais vantajosa do que o Anexo V.

O que é Simples Nacional?

O Simples Nacional é o regime tributário destinado às Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP). Para empresas prestadoras de serviços, a tributação ocorre principalmente pelos Anexos III, IV e V, sendo que o Fator R pode determinar se determinada atividade será tributada pelo Anexo III ou pelo Anexo V.

Para quem se aplica o Fator R?

O Fator R se aplica às empresas optantes pelo Simples Nacional que exercem determinadas atividades de prestação de serviços previstas na legislação.

Essas atividades podem ser tributadas pelo Anexo III ou pelo Anexo V, dependendo do resultado encontrado no cálculo do Fator R.

Por isso, conhecer essa regra é fundamental para empresas que desejam realizar um planejamento tributário adequado e evitar o pagamento de impostos acima do necessário.

Quais são as atividades sujeitas ao Fator R?

São enquadradas como prestação de serviços sujeitos ao fator “R” as seguintes atividades:

• Desenvolvimento de software;
• TI;
• Engenharia;
• Arquitetura;
• Consultorias;
• Representação comercial;
• Publicidade;
• Profissionais da saúde;
• Psicólogos;
• Fisioterapeutas;
• Médicos;
• Odontólogos;
• Entre outras previstas na legislação.

Base normativa: art. 25, §1º, inciso V, da Resolução CGSN nº 140/2018.

Como saber se a sua empresa pode utilizar o Fator R?

Antes de pensar em alterar pró-labore, contratar funcionários ou realizar qualquer mudança na estrutura da empresa, é necessário verificar se o Fator R realmente se aplica ao seu negócio.

O primeiro passo é identificar o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) da empresa e verificar se a atividade exercida está entre aquelas sujeitas às regras do Fator R no Simples Nacional.

Depois dessa análise, é necessário avaliar o enquadramento tributário da atividade. Determinadas prestações de serviços são inicialmente tributadas pelo Anexo V, mas podem ser direcionadas ao Anexo III caso a empresa atinja o percentual mínimo exigido pelo Fator R.

O processo funciona basicamente em três etapas:

1. Identificação da atividade da empresa;
Verificar o CNAE e confirmar se o serviço prestado está sujeito ao Fator R.

2. Análise da receita e da folha de pagamento;
Calcular a relação entre a folha de salários acumulada dos últimos 12 meses (FS12) e a receita bruta acumulada no mesmo período (RBT12).

3. Definição do anexo de tributação.
Após o cálculo, a empresa identifica se será tributada pelo Anexo III ou permanecerá no Anexo V.

Essa análise é importante porque nem toda empresa prestadora de serviços pode utilizar o Fator R. Além disso, mesmo quando a regra é aplicável, a estratégia precisa ser avaliada considerando os custos envolvidos e a realidade financeira do negócio.

O que significa o Fator R no Simples Nacional?

Desde 2018, o Fator R é um mecanismo utilizado para definir a tributação de empresas optantes pelo Simples Nacional que exercem determinadas atividades de prestação de serviços previstas no inciso V do § 1º do art. 25 da Resolução CGSN nº 140/2018.

Na prática, o Fator R determina se a empresa será tributada pelo Anexo III ou pelo Anexo V do Simples Nacional, o que pode representar uma diferença significativa na carga tributária.

O cálculo é feito por meio da seguinte fórmula:

Fator R = Folha de salários dos últimos 12 meses (FS12) ÷ Receita Bruta dos últimos 12 meses (RBT12)

Na folha de salários são considerados os valores pagos a título de salários, pró-labore, encargos trabalhistas e previdenciários, desde que atendam aos requisitos previstos na legislação.

O resultado dessa divisão define o anexo de tributação:

1. Fator R igual ou superior a 28% (0,28): a empresa será tributada pelo Anexo III;
2. Fator R inferior a 28% (0,28): a empresa será tributada pelo Anexo V.

De forma simplificada, isso significa que, para aproveitar a tributação do Anexo III, a empresa deve manter despesas com folha de pagamento e pró-labore que representem, em regra, pelo menos 28% da sua receita bruta considerada no cálculo do Fator R.

Caso esse percentual não seja atingido, a tributação ocorrerá pelo Anexo V, que, na maioria das situações, possui uma carga tributária mais elevada.

É justamente por isso que o planejamento tributário é tão importante. Em muitos casos, uma definição adequada do pró-labore e da estrutura da folha de pagamento permite que a empresa alcance o percentual necessário para ser tributada pelo Anexo III, reduzindo legalmente o valor dos tributos.

O que entra na folha de salários para o cálculo do Fator R?

Para calcular o Fator R, não basta apenas considerar valores declarados. A legislação considera somente as remunerações efetivamente pagas e os encargos efetivamente recolhidos.

A Receita Federal realiza cruzamentos de informações entre declarações, folha de pagamento e recolhimentos realizados. Por isso, informar valores que não correspondem à realidade pode gerar inconsistências fiscais.

Para fins de cálculo do Fator R, são consideradas:

Remunerações:

• Valores pagos aos segurados empregados e trabalhadores avulsos;
• Valores pagos aos segurados contribuintes individuais, incluindo pró-labore e pagamentos a profissionais autônomos;
• Valor referente ao 13º salário, considerando a competência da incidência da contribuição previdenciária.

Encargos:

• Contribuição Patronal Previdenciária (CPP), inclusive a recolhida dentro do Simples Nacional;
• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

Por outro lado, não integram a folha de salários para fins de Fator R:

• Valores pagos a título de aluguel;
• Distribuição de lucros.

Atualmente, a maior parte das empresas transmite as informações da folha de pagamento por meio do eSocial e realiza o recolhimento das contribuições previdenciárias pela DCTFWeb, sistemas que substituíram a GFIP para grande parte das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Apesar disso, a Resolução CGSN nº 140/2018 ainda utiliza a referência à GFIP em sua redação.

Base normativa: art. 26 da Resolução CGSN nº 140/2018.

Ressalvas importantes:

Alguns pontos merecem atenção, pois costumam gerar dúvidas na hora de calcular o Fator R.

1. A receita bruta (RBT12) considera o regime de competência.

No cálculo do Fator R, a Receita Bruta dos Últimos 12 Meses (RBT12) corresponde às receitas auferidas pelo regime de competência, independentemente de terem sido recebidas.

Além disso, devem ser consideradas tanto as receitas obtidas no mercado interno quanto aquelas provenientes do mercado externo. Portanto, para encontrar a RBT12, basta somar todas as receitas auferidas nos 12 meses anteriores ao período de apuração.

2. A folha de salários (FS12) considera o regime de caixa.

Diferentemente da receita, a Folha de Salários dos Últimos 12 Meses (FS12) é apurada pelo regime de caixa, ou seja, são considerados apenas os valores efetivamente pagos, juntamente com os encargos recolhidos.

Essas informações devem estar devidamente informadas ao Fisco por meio do eSocial.

3. Empresas optantes pelo regime de caixa.

Mesmo que a empresa tenha optado pelo regime de caixa para apuração do Simples Nacional, essa opção afeta apenas a determinação da base de cálculo mensal do DAS.

Para o cálculo do Fator R, a RBT12 continua sendo apurada pelo regime de competência, conforme determina a legislação.

4. Empregado afastado por benefício previdenciário.

Quando um empregado está afastado e recebe benefício previdenciário, como o auxílio por incapacidade temporária (antigo auxílio-doença), a empresa normalmente permanece responsável apenas pelo recolhimento do FGTS.

Nessa situação, o valor efetivamente recolhido a título de FGTS deve ser considerado na composição da FS12 para o cálculo do Fator R.

5. Estagiários não integram a FS12.

Os valores pagos a estagiários não compõem a Folha de Salários dos Últimos 12 Meses (FS12) para fins de cálculo do Fator R.

Isso ocorre porque o estagiário não possui vínculo empregatício nem é enquadrado como contribuinte individual, conforme os arts. 3º e 12, § 2º, da Lei nº 11.788/2008.

Base normativa: art. 26 da Resolução CGSN nº 140/2018 e Lei nº 11.788/2008.

Solicitar uma simulação para a Ellun Contabilidade.

Como planejar o Fator R na prática?

O Fator R não deve ser calculado apenas no momento da apuração do DAS. Empresas que acompanham esse indicador ao longo do ano conseguem tomar decisões com antecedência e evitar uma tributação mais elevada.

Para isso, é importante acompanhar alguns indicadores:

• O faturamento acumulado dos últimos 12 meses;
• A folha de pagamento acumulada, incluindo salários, pró-labore e encargos;
• A projeção de faturamento para os próximos meses;
• A projeção da folha de pagamento, considerando novas contratações ou alterações no pró-labore.

Com essas informações, a empresa consegue identificar se está próxima ou distante do percentual necessário para alcançar o Anexo III.

Por exemplo: uma empresa próxima do limite de 28% pode avaliar, antes de tomar qualquer decisão, qual será o impacto de uma alteração no pró-labore ou de uma nova contratação no seu enquadramento tributário.

O ponto principal é que decisões como aumento de pró-labore ou contratação de funcionários não devem ser tomadas apenas com o objetivo de atingir o Fator R. É necessário avaliar o impacto completo na operação e nos custos da empresa.

Como o Fator R pode gerar economia tributária?

O principal benefício do Fator R é permitir que determinadas empresas de serviços sejam tributadas pelo Anexo III, em vez do Anexo V do Simples Nacional.

Na prática, isso significa que, ao atingir o percentual exigido pela legislação, a empresa pode ser enquadrada em uma tabela de tributação mais vantajosa.

Dependendo do faturamento, da atividade exercida e da alíquota efetiva aplicável, essa mudança pode representar uma redução significativa na carga tributária ao longo do ano.

No entanto, essa economia não é igual para todas as empresas. O resultado depende de fatores como:

• Faturamento acumulado nos últimos 12 meses;
• Composição da folha de pagamento;
• Valor do pró-labore;
• Faixa de tributação do Simples Nacional;
• Atividade exercida pela empresa.

Por isso, antes de alterar a remuneração dos sócios ou contratar colaboradores apenas para atingir o Fator R, é essencial realizar uma simulação tributária. Em muitos casos, o planejamento identifica uma economia relevante. Em outros, a mudança pode não gerar o benefício esperado.

O mais importante é entender que o Fator R não é uma estratégia isolada, mas uma ferramenta de planejamento tributário que deve ser utilizada com base nos números reais da empresa.

O Fator R exige planejamento, não apenas cálculo.

O Fator R pode representar uma importante oportunidade de planejamento tributário para empresas prestadoras de serviços enquadradas no Simples Nacional.

Entretanto, alcançar uma tributação mais vantajosa depende de uma análise completa do cenário da empresa, considerando faturamento, atividade, folha de pagamento e objetivos do negócio.

Antes de realizar alterações no pró-labore ou na estrutura da empresa, é importante entender se essa estratégia realmente faz sentido financeiramente.

A Ellun atua com inteligência tributária e financeira para analisar o cenário de cada empresa, identificar oportunidades e estruturar decisões que contribuam para uma operação mais eficiente.

Solicite uma simulação personalizada e descubra se o Fator R pode gerar oportunidades para sua empresa.