R$ 5.145 por mês. Essa é a diferença de guia entre o Anexo V e o Anexo III do Simples Nacional para uma clínica que fatura R$ 80 mil por mês, no exemplo ilustrativo usado ao longo deste artigo, com faturamento constante nos últimos 12 meses. Com a folha em 20% do faturamento, a guia fica perto de R$ 14.975. Com a folha em 28%, cairia para perto de R$ 9.830.

A conta parece resolver tudo: basta subir o pró-labore dos sócios até a folha chegar a 28%. Só que o pró-labore extra paga INSS e Imposto de Renda na pessoa física, e a média de 12 meses faz o efeito demorar a chegar. O Fator R para clínicas compensa quando o ganho líquido, depois desses custos e desse tempo, continua positivo. A seguir está a conta completa, em duas faixas de faturamento.

Quem entra na folha da clínica e quem fica de fora

Para medicina, odontologia, psicologia, fonoaudiologia, nutrição e outras atividades de saúde, o Simples Nacional compara a folha dos últimos 12 meses com o faturamento do mesmo período. Com 28% ou mais, a clínica fica no Anexo III. Abaixo disso, vai para o Anexo V.

Entram na folha:

• salários dos empregados, incluindo o 13º;
• pró-labore dos sócios;
• pagamentos a autônomos;
• FGTS;
• contribuição previdenciária patronal.

Ficam de fora:

• distribuição de lucros;
• aluguel;
• pagamentos a estagiários;
• pagamentos a outras empresas, incluindo profissionais contratados como PJ.

Dois detalhes mudam a conta. A folha considera o que foi efetivamente pago no mês, e o faturamento considera o que foi faturado, mesmo que ainda não tenha sido recebido. E a estética sem procedimento médico, no CNAE 9602-5/02, fica no Anexo III sem depender do Fator R.

Quanto a guia cai quando a folha chega a 28%

A tabela abaixo mostra três clínicas, com faturamento constante nos últimos 12 meses. Os valores são ilustrativos e seguem as faixas dos anexos III e V.

A diferença cresce com o faturamento, e a folha mínima também. Na clínica de R$ 80 mil, faltam R$ 6.400 por mês para uma folha de R$ 16 mil chegar a 28%. Na de R$ 150 mil, com folha de R$ 20 mil, faltam R$ 22 mil por mês.

Um ponto que costuma passar despercebido: o valor que entra a mais no pró-labore já iria para os sócios de qualquer jeito, como distribuição de lucros. Os R$ 6.400 continuam saindo da clínica para as mesmas pessoas. O que muda é o imposto pago sobre eles.

O custo do pró-labore extra para o sócio

Distribuição de lucros dentro dos limites legais chega ao sócio sem desconto. Pró-labore paga 11% de INSS, até o teto da Previdência, e Imposto de Renda pela tabela progressiva. Esse é o custo real de usar o pró-labore para alcançar o Fator R.

Exemplo ilustrativo: clínica de R$ 80 mil por mês, duas sócias com pró-labore de R$ 3.000 cada e o restante retirado como lucro. Para a folha subir R$ 6.400, cada uma passa a receber R$ 6.200 de pró-labore.

Para as duas sócias, o custo extra fica perto de R$ 1.616 por mês. A guia cai R$ 5.145. O ganho líquido fica em torno de R$ 3.530 por mês, ou R$ 42 mil por ano, a partir do momento em que a clínica entra no Anexo III.

Esse momento demora. O Fator R usa a soma da folha dos 12 meses anteriores. Se a folha passou um ano inteiro em R$ 16 mil e sobe para R$ 22.400, a média de 12 meses só alcança 28% no décimo segundo mês. Durante esse período, as sócias pagam o custo extra sem a guia menor: perto de R$ 19 mil no primeiro ano. Para chegar antes, o aumento precisa ser maior nos primeiros meses, e o Imposto de Renda sobe junto.

Por isso o Fator R funciona melhor como decisão planejada com antecedência. A clínica que faz a conta em outubro começa o ano seguinte já com parte da média construída.

Salário, autônomo ou PJ: o efeito de cada contratação

O pró-labore é só um dos caminhos para aumentar a folha. Cada forma de contratar quem trabalha na clínica tem um efeito diferente no Fator R:

• Empregado registrado. Salário, 13º e FGTS entram na folha. Uma auxiliar com salário de R$ 3.000 soma R$ 3.240 por mês com o FGTS.
• Autônomo pago por recibo. O valor pago entra na folha.
• Profissional contratado como PJ. O valor fica fora da folha, mesmo que seja o maior custo da clínica.

Para a clínica perto dos 28%, uma contratação que já estava prevista pode fazer o trabalho que o pró-labore faria, com um custo que existiria de qualquer forma. Por outro lado, a troca de vários profissionais de PJ para outra forma de contratação tem efeitos trabalhistas e previdenciários que pesam mais que a guia, e precisa ser avaliada com essa conta completa.

O 13º também muda o mês. Ele entra na folha do mês em que incide a contribuição previdenciária, então dezembro costuma puxar a média para cima, e a clínica que depende dele para fechar os 28% fica exposta a qualquer mudança na equipe.

Esse é o motivo de o Fator R ser acompanhado mês a mês. No planejamento tributário que a Ellun monta para clínicas, pró-labore, folha e distribuição de lucros estão entre as decisões revistas todo mês, justamente porque a média de 12 meses muda a cada competência. O artigo sobre erros tributários em clínicas mostra outros quatro pontos da rotina que aparecem no imposto, entre eles o recebimento de pacientes na conta do sócio e as retenções dos convênios.

Quando o Fator R para clínicas deixa de compensar

Quanto maior o faturamento, maior a folha necessária, e maior a parte do pró-labore que cai na faixa de 27,5% do Imposto de Renda.

Exemplo ilustrativo: clínica de R$ 150 mil por mês, folha de R$ 20 mil e duas sócias com pró-labore de R$ 3.000. Para chegar aos R$ 42 mil, cada sócia precisa passar a R$ 14.000.

• INSS: sobe até o teto da Previdência, perto de R$ 930 por mês, cerca de R$ 600 a mais por sócia.
• Imposto de Renda: perto de R$ 2.685 por mês por sócia.
• Custo extra das duas: cerca de R$ 6.570 por mês.
• Guia menor: R$ 8.295 por mês.
• Ganho líquido: cerca de R$ 1.720 por mês, depois que a média de 12 meses chegar a 28%.

Até lá, são cerca de R$ 79 mil de custo extra sem a guia menor. Com um ganho de R$ 1.720 por mês depois disso, a clínica levaria perto de quatro anos para recuperar o que pagou no primeiro ano.

Nessa faixa, o mais provável é que a saída esteja em outro regime. O artigo sobre o melhor regime tributário para clínica compara Simples, Lucro Presumido e equiparação hospitalar com uma clínica de R$ 150 mil por mês, metade da receita em procedimentos. E, para quem já decidiu, o artigo sobre a clínica sair do Simples Nacional mostra o que precisa estar pronto até dezembro para a troca valer em 2027. Um detalhe importante: no Lucro Presumido a lógica do pró-labore se inverte, porque a contribuição patronal de 20% passa a ser paga à parte.

Como fazer a conta do Fator R para clínicas antes de mexer no pró-labore?

Com cinco números em mãos, a decisão sai da intuição:

1. A folha dos últimos 12 meses, mês a mês, contando só o que entra no cálculo.
2. O faturamento dos mesmos 12 meses.
3. Quanto falta para 28%, e em quantos meses a média chega lá com cada valor de aumento.
4. O INSS e o Imposto de Renda do pró-labore extra para cada sócio, com a renda que cada um já tem.
5. O ganho líquido no primeiro ano e nos seguintes, comparado com o Lucro Presumido.

O terceiro e o quinto números são os que mais mudam a decisão, e os que quase nunca entram na conta. É essa simulação que a Ellun faz no planejamento tributário de clínicas: com a folha real, o faturamento real e o regime alternativo ao lado, para a clínica saber o ganho antes de alterar o primeiro pró-labore.