Os dois sócios de uma agência com 22 clientes e faturamento acima de R$ 150 mil por mês decidiram tirar o financeiro das próprias mãos. Conversaram com três empresas. A primeira cobre conciliação e contas a pagar. A segunda inclui cobrança, mas não fala de relatório. A terceira promete cuidar de tudo sem listar o que entra. No fim das três conversas, os sócios não sabem dizer qual delas resolve o que os levou a terceirizar: as horas perdidas no financeiro e as decisões tomadas pelo saldo do dia.

O cenário é ilustrativo, e a dificuldade é real para quem chega nessa etapa. Empresas de terceirização financeira usam nomes parecidos para serviços muito diferentes, e a agência só descobre o que ficou de fora depois de alguns meses.

Escolher uma empresa de terceirização financeira para agência de marketing exige critério objetivo: escopo pensado para a operação de uma agência, relatórios que sustentem decisão, atendimento rápido no dia a dia e controle dos pagamentos nas mãos do sócio. Este guia lista o que exigir em cada ponto e mostra como a Ellun, com mais de 2.700 empresas atendidas, trabalha cada um deles.

O que uma empresa de terceirização financeira para agência de marketing precisa incluir no escopo

Uma agência tem particularidades que um escopo genérico de “contas a pagar e a receber” deixa de fora. Os itens que precisam aparecer por escrito são:

• Contas a receber por contrato, separando fee recorrente e projeto avulso.
• Contas a pagar, incluindo freelancers, ferramentas e assinaturas em moeda estrangeira.
• Conciliação bancária e de cartões, para que o saldo do sistema bata com o do banco.
• Cobrança dos clientes, com lembretes antes do vencimento e acompanhamento de cada atraso.
• Fluxo de caixa projetado para as semanas seguintes.
• DRE e balanço mensais, para o sócio enxergar resultado e situação financeira da agência.

A cobrança merece atenção especial em agência, porque o fee atrasado de um único cliente grande pode comprometer a folha do mês. Na Ellun, todos os lembretes de cobrança fazem parte da rotina, antes e depois do vencimento, e o sócio fica sabendo quando um atraso começa a pesar.

Essas entregas pertencem à terceirização financeira, que a Ellun oferece como serviço próprio. Quem tem apenas a assessoria contábil mensal conta com outra rotina, e vale deixar essa diferença clara na primeira conversa com qualquer fornecedor.

Por que a verba de mídia precisa de cuidado desde o primeiro mês

Em muitas agências, a verba de anúncio dos clientes passa pela conta da empresa: o cliente paga a agência, e a agência paga a plataforma. O problema é que, quando a agência recebe esse dinheiro, ele entra como faturamento dela e precisa constar na nota fiscal.

Exemplo: uma agência movimenta R$ 120 mil no mês, dos quais R$ 40 mil são verba de mídia de clientes. Como o valor passou pela conta da agência, a nota fiscal do mês soma R$ 120 mil, embora R$ 40 mil tenham saído no mesmo mês para as plataformas de anúncio. A receita que de fato remunera o trabalho da agência continua sendo de R$ 80 mil.

O caminho mais seguro é o cliente pagar a mídia diretamente à plataforma, com o cartão ou a conta dele, e a agência cobrar apenas o próprio fee. Na hora de contratar a terceirização financeira, vale perguntar como o fornecedor identifica esse fluxo e orienta a agência a ajustá-lo.

O que o DRE e o balanço mensais mostram para o sócio da agência

O DRE mostra o resultado do mês: quanto entrou, quanto custou para entregar e quanto sobrou. O balanço mostra a situação da empresa: quanto a agência tem em caixa, quanto tem a receber e quanto deve. Juntos, eles substituem a decisão pelo saldo do dia.

Um DRE simplificado de agência tem esta estrutura (valores ilustrativos):

Com esse relatório todo mês, o sócio percebe movimentos que o extrato esconde. Se a margem cai de 23% para 15% em três meses, ele sabe que precisa rever preço antes de contratar mais uma pessoa. Se o balanço mostra R$ 45 mil a receber, dos quais R$ 30 mil estão em atraso, a prioridade da semana é cobrança, e não investimento.

Para descer ao nível de cada contrato, a agência pode cruzar esses números com as horas que cada cliente consome, como mostra o artigo sobre por que a agência de marketing fatura bem e o dinheiro não sobra.

Na hora de contratar, pergunte ao fornecedor:

• quais relatórios são entregues todo mês;
• se DRE e balanço fazem parte do serviço;
• como os números são apresentados para quem não trabalha com finanças.

Na Ellun, a agência recebe DRE e balanço todo mês. O sócio aprova os pagamentos e toma as decisões do negócio com base nesses relatórios.

Como funciona a implantação do financeiro terceirizado na agência

A implantação costuma seguir estas etapas:

1. Diagnóstico. Levantamento das contas bancárias, cartões, contratos ativos, fornecedores recorrentes e pendências em aberto.
2. Apresentação. Reunião com os sócios para mostrar como a rotina vai funcionar.
3. Acessos e cadastro. Liberação de acesso de operação aos bancos e sistemas, cadastro de clientes e fornecedores.
4. Organização do mês corrente. Conciliação do período em andamento e tratamento das pendências mais urgentes, como cobranças atrasadas.
5. Primeiro fechamento. Entrega do DRE e do balanço sob a nova rotina.

Na Ellun, o diagnóstico começa por mensagem no WhatsApp, para validar a operação da agência, e a apresentação acontece em uma reunião online.

A agência acelera a implantação quando chega com três coisas prontas: a lista de contratos ativos com valor e data de recebimento, a lista de fornecedores recorrentes e as contas pessoais separadas das contas da empresa. Se esse último ponto ainda é um problema, o artigo sobre misturar conta pessoal e da empresa mostra por onde começar.

Como fica a rotina do sócio depois de terceirizar

Terceirizar a rotina deixa a decisão com a agência. O modelo mais seguro separa quem opera de quem aprova: a empresa terceirizada organiza e agenda os pagamentos, e o sócio dá a aprovação final.

Esse desenho resolve duas preocupações comuns de quem está contratando. A primeira é perder o controle do dinheiro: nenhum pagamento sai sem o sócio aprovar. A segunda é continuar preso ao financeiro: o sócio deixa de conferir extrato, emitir cobrança e conciliar cartão, e passa a gastar tempo só com a aprovação e com a leitura dos relatórios.

Na Ellun, a aprovação final de todos os pagamentos fica com os sócios da agência.

O outro ponto que pesa na rotina é o prazo de resposta. Um pagamento urgente de fornecedor, uma dúvida sobre um recebimento ou um cliente que pediu informação sobre uma cobrança precisam de retorno rápido, porque a operação da agência para enquanto a resposta não chega.

Pergunte ao fornecedor:

• por qual canal a agência fala com a equipe;
• se é preciso abrir ticket ou chamado para cada pedido;
• em quanto tempo a resposta chega.

Na Ellun, o atendimento é pelo WhatsApp, sem ticket e sem chamado, com retorno no mesmo dia útil. A equipe que atende conhece a operação da agência, o que evita explicar o mesmo contexto a cada pedido.

Critérios para comparar empresas de terceirização financeira lado a lado

Depois das conversas com os fornecedores, uma tabela de critérios organiza a decisão:

Um serviço que cobre só pagamentos e conciliação resolve parte da rotina e deixa o sócio sem DRE e balanço para decidir. Se a dúvida ainda for entre terceirizar ou montar um time próprio, o comparativo sobre quem deve cuidar do financeiro da agência de marketing coloca os custos totais lado a lado.

Para aprofundar o papel do financeiro terceirizado nas decisões da empresa, leia também terceirização financeira e decisões mais seguras e gestão financeira para empresas sem time interno.

Como se preparar para a reunião com uma empresa de terceirização financeira para agência de marketing

A primeira conversa rende mais quando a agência chega com a própria operação mapeada. Antes da reunião, reúna:

• número de contratos ativos e faturamento mensal médio;
• se alguma verba de mídia passa pela conta da agência;
• quantidade de contas bancárias e cartões da empresa;
• volume aproximado de pagamentos e recebimentos por mês;
• quantos freelancers e ferramentas são pagos com frequência;
• quantas horas por semana os sócios dedicam hoje ao financeiro.

Com essa lista, a conversa sai do genérico e vai direto ao que a agência precisa. O último item costuma ser o mais revelador: é o tempo que volta para a venda quando o financeiro sai das mãos dos sócios.

Na Ellun, o processo começa com um diagnóstico pelo WhatsApp, para entender a operação da agência, e segue para uma reunião online de apresentação, com o escopo pensado para o volume e a rotina dela.