Toda segunda-feira, a sócia de atendimento de uma agência com 11 clientes reserva a manhã para o financeiro. Confere o extrato, emite as notas da semana, manda mensagem para o cliente que atrasou e agenda o pagamento dos freelancers. Com frequência, a manhã vira o dia inteiro.

Somando as segundas do mês, são cerca de 32 horas. Se a agência cobra R$ 200 pela hora de estratégia, esse tempo equivale a R$ 6.400 por mês em trabalho que deixou de ser vendido. Os números são de exemplo, e a conta vale para qualquer agência em que o sócio também é o financeiro.

A decisão sobre quem cuida do financeiro costuma ser tomada pelo preço visível: o sócio sai de graça, o funcionário custa um salário, a terceirização custa o valor do serviço. O custo total conta outra história. E o que cada caminho entrega também muda, principalmente em dois pontos: quanto tempo sobra para o sócio vender e com que informação ele toma decisões.

O que o financeiro de uma agência precisa entregar todo mês

Antes de comparar caminhos, vale definir o trabalho. Em uma agência de marketing, a rotina financeira mensal envolve:

• contas a pagar, incluindo freelancers, ferramentas e fornecedores de produção;
• contas a receber, com fees recorrentes e projetos avulsos;
• cobrança dos clientes em atraso;
• conciliação das contas bancárias e dos cartões;
• fluxo de caixa projetado para as próximas semanas;
• relatórios de resultado do mês, como DRE e balanço.

Os cinco primeiros itens mantêm a operação em dia. O sexto é o que permite decidir: se a margem de lucro está caindo, se o preço dos contratos precisa subir, se dá para contratar mais uma pessoa. Uma agência pode ter a rotina em dia e continuar sem saber se está ganhando ou perdendo dinheiro. O artigo sobre por que a agência de marketing fatura bem e o dinheiro não sobra mostra como isso acontece na prática.

Com essa lista, a pergunta muda de “quem paga as contas” para “quem entrega os seis itens, com qual custo total”.

Quanto custa quando o sócio faz o financeiro

É o caminho mais comum em agências até R$ 80 mil de faturamento mensal, e faz sentido no começo. O custo aparece de três formas.

A primeira é o tempo. No exemplo da abertura, 32 horas por mês a R$ 200 somam R$ 6.400 de receita que a agência deixou de gerar. Mesmo que o sócio não venda horas diretamente, é o tempo que ele tira de prospecção, atendimento e gestão da equipe. O pró-labore remunera o sócio pelo trabalho na empresa, e parte desse trabalho acaba indo para tarefas que outra pessoa poderia fazer.

A segunda é o erro de rotina. Um boleto pago com atraso gera multa e juros. Uma cobrança que ficou para a próxima semana vira um cliente com sessenta dias em aberto. Uma nota que não foi emitida atrasa o recebimento de um projeto inteiro.

A terceira é a falta de informação. O sócio que faz o financeiro no intervalo entre reuniões consegue manter os pagamentos em dia, mas raramente tem tempo para montar um DRE ou um balanço. As decisões passam a ser tomadas pelo saldo do dia.

Esse custo cresce junto com a agência. Com 5 clientes, o financeiro cabe em algumas horas por semana. Com 15 clientes, três contas bancárias e dois cartões, ele passa a disputar espaço com o trabalho que gera receita.

O que muda com um funcionário financeiro interno

Contratar alguém tira a rotina da mão do sócio. O custo, porém, vai além do salário. Para a empresa, entram encargos trabalhistas, benefícios, equipamento, licença de sistema financeiro e o tempo de quem vai treinar e supervisionar essa pessoa.

Em valores ilustrativos, um analista financeiro com salário de aproximadamente R$ 3.500 pode representar um custo mensal de aproximadamente R$ 5.500 para a agência, somando encargos e benefícios. O valor exato depende do regime da empresa, do cargo e da região, e precisa ser calculado caso a caso.

Há três pontos que costumam pesar depois da contratação:

• Dependência de uma pessoa. Férias, afastamento ou pedido de demissão param a rotina, e o conhecimento sobre as contas sai junto com o funcionário.
• Supervisão. Alguém precisa conferir o trabalho e aprovar pagamentos. Na maioria das agências, esse alguém continua sendo o sócio.
• Perfil técnico. Um profissional de rotina financeira mantém pagamentos e recebimentos em dia. Montar DRE e balanço confiáveis exige outra habilidade, e nem toda contratação cobre as duas.

Para agências com volume alto de lançamentos e estrutura administrativa já montada, o interno pode ser a escolha. Para a maioria das agências em crescimento, o custo total pesa antes de o resultado aparecer.

Como funciona a terceirização financeira para agência

Na terceirização, a rotina financeira passa para uma empresa especializada, e a agência mantém as decisões. A divisão costuma ser assim:

• a agência envia notas, contratos e pedidos de pagamento;
• a empresa terceirizada registra, agenda, concilia e cobra;
• o sócio aprova os pagamentos no banco;
• no fechamento do mês, a agência recebe o DRE e o balanço.

Na prática, o sócio troca as 32 horas mensais do exemplo pela aprovação dos pagamentos e por decisões tomadas com base nos relatórios. A rotina continua funcionando nas férias de qualquer pessoa, porque quem atende é uma equipe.

O que continua com a agência: aprovar pagamentos, negociar com clientes e decidir reajustes, contratações e investimentos, agora com números na mão.

Na Ellun, a terceirização financeira para agências entrega DRE e balanço todo mês, que é justamente o que falta quando o financeiro fica com o sócio. O atendimento é pelo WhatsApp, com retorno no mesmo dia útil, sem abertura de ticket ou chamado.

Sócio, interno ou terceirização financeira para agência: o comparativo

A tabela ajuda a enxergar um padrão: o caminho que parece de graça costuma ser o mais caro em horas e em informação que falta.

Quais critérios apontam o caminho certo para a sua agência

Cinco perguntas ajudam a decidir com base no seu caso:

1. Quantos clientes ativos e quantos lançamentos por mês? Quanto maior o volume, mais horas o financeiro exige.
2. Quanto vale a hora do sócio? Se ele poderia estar vendendo nessas horas, cada semana no financeiro é faturamento que deixou de entrar.
3. As decisões são tomadas com relatório? Se preço, reajuste e contratação são decididos pelo saldo do dia, falta DRE e balanço na rotina.
4. A agência está contratando? Crescimento com mais pessoas aumenta folha, fornecedores e pagamentos ao mesmo tempo.
5. Quantas contas e cartões existem hoje? Cada conta a mais aumenta o trabalho de conciliação.

Para agências entre R$ 30 mil e R$ 80 mil por mês, a resposta aparece cedo: quando o sócio passa a gastar mais de um dia por semana no financeiro, já é hora de terceirizar. Nessa fase, o papel do sócio é fazer a agência faturar mais, e o financeiro disputa exatamente esse tempo. Acima de R$ 80 mil, a comparação costuma ficar entre funcionário interno e terceirização, e a diferença está no custo total, na continuidade da rotina e na entrega de DRE e balanço todo mês.

Se a agência cresceu e a rotina administrativa ficou para trás, o artigo sobre empresa que cresceu e estrutura que não acompanhou aprofunda os sinais desse descompasso.

Por onde começar a avaliar a terceirização financeira para agência

Três passos resolvem a maior parte da decisão:

1. Some as horas que os sócios dedicam ao financeiro por mês e multiplique pelo valor da hora deles.
2. Estime o custo total de um funcionário interno, com encargos, benefícios e sistema.
3. Converse com uma empresa de terceirização financeira para entender o escopo e o que muda na rotina dos sócios.

Exemplo com números redondos: em uma agência de R$ 70 mil por mês, a sócia dedica 32 horas ao financeiro, a R$ 200 a hora. São R$ 6.400 de custo de oportunidade. Um funcionário interno custaria, no exemplo acima, aproximadamente R$ 5.500, e ainda exigiria parte das horas da sócia para supervisão. Com a terceirização, essas horas voltam para a venda, e as decisões passam a ter DRE e balanço como base.

Com esses números na mesa, a decisão passa a ter base. Se o caminho escolhido for terceirizar, o próximo passo é avaliar o fornecedor com critério. O guia sobre como escolher uma empresa de terceirização financeira para agência de marketing lista o que exigir no escopo, nos relatórios e no atendimento.

Para outros modelos de organização sem time próprio, vale ler também gestão financeira sem time interno.

Na Ellun, esse passo começa com um diagnóstico pelo WhatsApp e segue para uma reunião online de apresentação, em que os sócios veem como a rotina financeira da agência funcionaria na prática.