Contabilidade: A Importância de cada Setor

Imagine as finanças da empresa como um grande quebra cabeça. Cada peça desse jogo representa um setor específico, e, sem surpresa, a contabilidade é a peça central que conecta todas as outras.

Mas você sabe qual a importância de cada setor?

Nesse artigo vamos analisar como cada setor desempenha um papel crucial para o sucesso da sua jornada financeira.

SETOR ADMINISTRATIVO

O setor administrativo compõe a nossa equipe de vendas, que é composto por marketing, Copywriting, social media, consultoria de vendas, designer entre outros profissionais.

Ufa, que setor grande hein?

A equipe de vendas começa divulgando e espalhando por aí os nossos serviços, que modéstia à parte, somos incríveis!

O marketing, copywriting e social media trabalham dia e noite pensando em como apresentar a vocês o nosso trabalho, seja através de imagens e textos, mostramos o quanto nos esforçamos para entender o seu ramo de trabalho, estudamos cada atividade, para então poder buscar na legislação como fazer o melhor pelo seu negócio.

E você acha que para por aí?😅

Não mesmo, após todo o processo de apresentar os nossos serviços de forma leve e muito clara, passamos para a etapa mais desafiadora, analítica e divertida, conversar com os nossos clientes. 💻

Calma que te explico direitinho, é desafiadora pelo fato de tudo ser uma novidade, cada cliente é único e isso sempre nos surpreende, a fase analítica é a que observamos de fato de tudo que você passa para nós é analisado e exclusivamente estudado para passarmos as melhores simulações, divertido pois é sempre uma felicidade gigantesca o nosso contato com vocês. 

Passou esse processo? Fechou o serviço com a gente?

Vamos para o processo de registro de empresas, começamos recolhendo todos os documentos necessários, entendendo como será a sua empresa, cada detalhe é importante, então, após essas informações, montamos o seu contrato social, recorremos atrás de cada prefeitura, cada órgão necessário, buscamos compreender o processo burocrático na Junta Comercial, cartório das pessoas jurídicas, Receita Federal, secretaria da Fazenda Estadual e dependendo até o INSS e órgão de classe. E não podemos esquecer do certificado digital

Temos também o nosso setor financeiro, que analisa a sua empresa, os processos que serão realizados no operacional e então, lida com os recebimentos da nossa assessoria, organiza os pagamentos das nossas despesas e por fim as gestoras e a supervisora, que auxiliam em todo esse processo do administrativo (e no operacional também) que estamos sempre em busca de melhorias para que o escritório esteja sempre atualizado perante a legislação e estudos, para prestarmos os melhores serviços para você, estão no comando de todo o gerenciamento do escritório e da qualidade de vida dos colaboradores. 

LUCRO PRESUMIDO

Prosseguindo, vamos explicar um pouco do nosso setor fiscal do lucro presumido, que tem como seu objetivo principal garantir a conformidade da empresa com as obrigações fiscais e as leis que regem o regime tributário do Lucro Presumido. 

Diferente do Simples Nacional que é uma Guia única de recolhimento (o DAS) o Lucro presumido faz a apuração dos impostos separadamente como exemplo, PIS (Programa de integração Social) , COFINS (Contribuição para financiamento da Seguridade Social) e ISS (Imposto Sobre Serviço), IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica) e a CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido).

Vamos dar ênfase a dois impostos por aqui, o IRPJ e a CSSL, pois o setor tem que ter atenção para tirar a presunção que se refere a atividade do cliente para então poder calcular esses impostos, por exemplo, se referindo a uma empresa de engenharia o percentual que se utiliza em cima do faturamento será de 32%, ou seja, o cálculo desses dois impostos será realizado em cima de 32% do faturamento.

Esse setor além de ter atenção aos impostos mensais e trimestrais, tem declarações fiscais para serem enviadas dentro do prazo correto, para que não gere multas (que não são nada baratas), como por exemplo envio da EFD (Escrituração Fiscal Digital).

Assim como os outros setores eles começam a prestar o serviço assim que o cliente entra no escritório, caso o cliente não tenha feito a abertura da empresa conosco, é necessário analisar se existe alguma pendência para poder ser regularizada, buscando a prefeitura para poder analisar todo o processo para formalização e emissão de notas fiscais, conferência nas emissões das taxas municipais, verificação dos processos para poder solicitar a isenção para clientes do exterior (a maioria), analisar além da prefeitura, os portais estaduais e se necessário plataformas que suprem a necessidade do cliente no momento da emissão da nota fiscal.

Eles buscam as taxas e impostos que são obrigatórios os pagamentos (anuais ou mensais) para poder deixar tudo alinhado e regularizado para o bom funcionamento da empresa, esse processo é muito similar a entrada dos clientes do simples nacional.

Outro ponto importante é que no lucro presumido, no momento da emissão da nota fiscal, é analisado também a empresa tomadora do serviço do cliente, pois se ela não estiver enquadrada no simples nacional, haverá retenção de impostos na nota fiscal.

Ufa, é muita informação, não é?😅

Além de auxiliarem na emissão da nota fiscal, o setor acompanha e analisa seu faturamento, emite as guias de impostos para pagamentos (não são poucos) e trabalham diariamente pensando na formalização e regularização da sua empresa, perante o fisco, ou seja ele é responsável por lidar com todas as questões relacionadas às obrigações tributárias e garantir que a empresa esteja em cumprimento das leis fiscais. 

SIMPLES NACIONAL

Vamos conversar agora, sobre o Setor Fiscal do Simples Nacional, esse setor aqui é o ponto chave para a regularização, sendo o responsável por manter a empresa em dias com o fisco, e sabe o que é melhor? Ele que te auxilia na emissão das notas fiscais de forma correta e disponibiliza o teu DAS, só para você chegar lá no seu banco e puff… realizar o pagamento, apenas. Legal não é? 

Vem conhecer um pouco desse setor, que é o queridinho dos clientes por aqui.

O setor fiscal das empresas Simples Nacional e MEI, estão em constantes atualizações conforme as leis e normas, para que então, as empresas as quais são responsáveis, estejam em coerência e de acordo com as obrigações que a Receita Federal e seus entes exigem. Desde a entrada do cliente, eles já começam a trabalhar a todo vapor, se a empresa não fez abertura conosco, eles analisam se existem pendências com o fisco no período retroativo e buscam realizar a regularização das pendências, nem que seja através de um parcelamento, entendendo o CNAE de cada cliente, em qual anexo do Simples Nacional o cliente se enquadra, e junto com o setor pessoal, verifica se vai ser necessário bater o fator R ou simplesmente se emitir um salário mínimo no pró-labore já será o suficiente, analisam a prefeitura, os portais estaduais e se necessário plataformas que suprem a necessidade do cliente no momento da emissão da nota fiscal.

Eles buscam as taxas e impostos que são obrigatórios os pagamentos (anuais ou mensais) para poder deixar tudo alinhado e regularizado para o bom funcionamento da empresa. 

Após as buscas pelas plataformas, portais, prefeituras e afins, vamos para a emissão da Nota fiscal, cada caso é um caso, e diversos fatores a serem analisados. A Nota fiscal é de serviços prestados ou nota fiscal de vendas de mercadorias? Serviço prestado para o Brasil ou para o Exterior? Venda nacional ou venda internacional? Tudo deve ser analisado, qual a alíquota do ISS no município do cliente? 

Foi serviço para o exterior? Se enquadra nos requisitos? vão separar a papelada para correr atrás da isenção dos impostos… Foi venda? Ihh… Olha o ICMS ai gente… Tem diferencial de alíquota desse estado X para o estado Y? Complicado não é? Acredito que você ficou voando com alguns termos técnicos até aqui, porém você com certeza já ouviu falar a respeito de algum deles.

Se não ouviu falar nenhum deles, com certeza, absoluta, já ouviu falar na guia DAS (Documento de arrecadação do Simples Nacional) que é a junção de vários impostos em uma única guia para os optantes pelo regime tributário do Simples Nacional, após confirmação do faturamento mensal, o setor realiza a apuração mensal dos impostos que serão englobados dentro da guia DAS e então, após a emissão é disponibilizada ao cliente para a realização do pagamento.

Ah, achou que acabou por aí? Não mesmo, além das muitas outras atividades realizadas pelo setor, eles liberam os envios de lembretes mensais para poder te alertar em pagar os seus impostos em dias. Esqueceu de pagar? Eles vão analisar a sua situação fiscal e se constam pendências, voltam te informando se está ou não com pendências com a Receita Federal, ou seja, o Setor Fiscal, prefere te alertar e orientar antes que a Receita Federal te notifique de forma mais incisiva, eles tentam resolver antes que a situação fique mais complexa. 

Legal não é? Simplesmente um setor burocrático, até porque lidam com as leis ali, à risca mesmo, mas acreditem que quem trabalha nele aqui, ama o que faz, defende com unhas e dentes e sempre visam o melhor para os clientes.

SETOR CONTÁBIL

Agora vamos falar do setor que analisa todos os outros e ainda o financeiro da empresa, sim, vamos falar começar falando do Setor Contábil.

O setor contábil é responsável por registrar as movimentações da empresa, tudo que engloba o setor administrativo, fiscal, pessoal e o financeiro é registrado no setor contábil, daqui vem todas as informações em forma de demonstrativos contábeis. 

Ao chegar no escritório contábil da Ellun Contabilidade, por exemplo, uma das primeiras coisas que você vai escutar na reunião de entrada é que não se deve misturar as despesas de pessoa física na conta de pessoa jurídica, ou vice e versa, afinal no setor contábil é primordial que esteja tudo alinhado para que não exista confusão patrimonial e a Receita Federal não venha te cobrar no futuro por conta de uma baguncinha que você podia deixar organizado não é mesmo? 

Mas por que isso acontece?

Essa confusão patrimonial se dá, pois você pode estar alocando despesas que não são cabíveis a sua empresa ocasionando em um “prejuízo” que não existe, é apenas uma despesa da pessoa física que poderia estar sendo utilizada diretamente na conta da pessoa física, ou simplesmente você pode ser tributado por alguma receita que não é da competência da sua empresa e sim um valor que era para ser da pessoa física responsável legal da empresa.

As declarações e as obrigações acessórias que a Receita Federal exige da sua empresa, também é de responsabilidade do setor contábil, é extremamente importante o envio das documentações necessárias para deixar tudo em ordem e sem divergências, para que a Receita Federal não venha multar ou autuar a sua empresa.

Após ter todas as informações de notas fiscais de compras, notas fiscais de vendas, notas fiscais de serviços prestados, notas fiscais de serviços tomados, apuração de impostos do setor fiscal, invoice, comprovante de câmbio, folha de pagamento, apuração de impostos do setor pessoal, cartão QSA, cartão CNPJ extratos bancários, comprovantes de pagamentos, relatórios da prefeitura, relatórios da Sefaz, relatórios das plataformas de vendas, relatório de pagamentos de tributos

… ufa… parece que não vai acabar mais não é? 

E a depender da empresa tem muito mais… nós precisamos realizar os lançamentos no sistema contábil, como aqui tudo é automatizado (graças a Deus 🙌🏼), todas as informações do setor fiscal e do setor pessoal são integradas no módulo contabilidade, depois importamos para o sistema o extrato bancário que é encaminhado (se enviar o OFX, caso não envie, é um “SÉCULO”⏳, para lançar informação por informação com apenas o PDF ou para o cliente que temos o usuário do contador, nós mesmos baixamos) e então vamos para a etapa de cruzamento de dados e conciliação. 

Após analisar todos os relatórios e comprovantes, é necessário verificar se todos os pagamentos e recebimentos estão em conformidade, se teve alguma transação bancária indevida, se existiu algum desconto ou juros a ser pago ou recebido, se teve alguma variação cambial ativa ou passiva, se teve taxa de câmbio na plataforma de conversão da moeda, se durante a aplicação financeira realizada teve rendimentos, se for do regime tributário do Lucro Presumido, temos Imposto de Renda Retido na Fonte, tem que passar as informações para o setor fiscal do lucro presumido, se for do Simples Nacional, tem que acompanhar para verificar as transações, se resgatou antes do tempo específico a aplicação, verificar se no período incidiu o IOF (Imposto Sobre Operações Financeiras) temos que lançar na contabilidade também, tem plano de saúde? Temos que lançar por aqui também, enfim, após a conciliação e análise do ativo, passivo, patrimônio líquido, custos, despesas e receita da empresa, vamos a elaboração das demonstrações contábeis. 

Por aqui elaboramos os demonstrativos contábeis que contém todas as informações da empresa, como Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, Demonstração de Lucros ou Prejuízos acumulados, Balancete, Livro razão, Livro diário…

Enfim, relatórios que provavelmente algum dia o banco, o prestador de serviços ou tomador também, podem precisar para avaliar a saúde financeira da empresa, por isso sempre estamos alinhando as informações para que fiquem tudo de acordo a Legislação e Normas vigentes, deixando com que a empresa esteja sempre atualizada para fornecer informações confiáveis aos usuários interessados, assim como o nosso trabalho diariamente por aqui.

O setor contábil contém todas as informações de todos os setores citados anteriormente, ele é responsável por auxiliar no controle financeiro e patrimonial da empresa, é responsável por registrar todas as transações que nela ocorrem (mesmo que seja um único dia, entrou e saiu da sua empresa algum valor, tem que ter o registro por aqui), seja venda, compra, pagamento de despesas, recebimentos de clientes… 

Sejamos sinceros, atualmente com o avanço tecnológico a Receita Federal está cada vez mais um passo à frente dos contribuintes, então precisamos que as informações estejam de acordo com os dados que eles já recolhem através das empresas e pessoas físicas que vocês se relacionam.

As transações são informadas por todas as partes, então, os cruzamentos de dados tem que estar corretos, caso as informações se “choquem” e tenha R$ 0,01 centavo de diferença, vai ter divergência, vai ter autuação e consequentemente pode haver uma multa, por isso, estamos buscando deixar a sua empresa com credibilidade com o Fisco e com os usuários que precisam entender como está o financeiro e o patrimônio dela.

Indicação de vídeo:

Se você não tiver uma contabilidade sólida que reduza seus impostos, aplique a tributação correta, mantenha-se atualizada e busque vantagens para seu negócio, você estará perdendo dinheiro!

Se você deseja o melhor dos dois mundos, estamos aqui para ajudar. A Ellun oferece a eficiência da tecnologia aliada ao suporte humano indispensável para o seu sucesso. 

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