A clínica de fisioterapia acaba de fechar a entrada de um terceiro sócio. Na reunião de assinatura, ele faz uma pergunta simples: quanto a clínica lucrou no ano passado? Os dois sócios fundadores se olham. Um deles promete mandar o número na semana seguinte. Leva três fins de semana cruzando extratos, planilhas e o relatório do sistema de agendamento, e o número final ainda vem com ressalvas.

Até ali, o financeiro funcionava na base da memória de quem estava todo dia na clínica. Com um sócio a mais, a memória deixou de ser suficiente, porque agora existe alguém que precisa de números para decidir.

Na maior parte das clínicas, a decisão de terceirizar o financeiro chega junto com um acontecimento concreto. Este artigo mostra os quatro momentos em que isso mais acontece, o que cada um exige do financeiro e o que a Ellun assume quando a clínica passa essa parte para uma equipe especializada.

Quando terceirizar o financeiro da clínica: os quatro momentos que mais pesam

Os quatro momentos abaixo têm uma coisa em comum: todos aumentam o número de pessoas, contas ou prazos que o financeiro precisa acompanhar, sem aumentar o tempo de quem cuida dele.

1. A entrada de um novo sócio.
2. A abertura de uma segunda unidade.
3. O credenciamento em convênios.
4. A saída de quem cuidava do financeiro.

Se a clínica ainda está decidindo entre manter o financeiro com o sócio, contratar alguém interno ou terceirizar, a comparação de custos entre os três caminhos está em financeiro interno ou terceirizado para clínica. Aqui, o foco é saber quando terceirizar o financeiro da clínica, ou seja, o momento em que essa decisão costuma se tornar urgente.

Quando a clínica ganha um novo sócio

Com dois sócios que trabalham lado a lado, muita coisa se resolve numa conversa no corredor. Com três ou mais, cada decisão sobre dinheiro precisa de um número que todos aceitem.

O novo sócio vai querer saber quanto a clínica lucra, quanto cada um retira e por quê. Se a resposta depende de quem montou a planilha, a conversa vira desconfiança. Exemplo: um sócio acha que a clínica lucrou R$ 180 mil no ano, porque olhou a diferença entre entradas e saídas do banco. A contabilidade apura R$ 140 mil, porque inclui as férias e o 13º provisionados. Os dois números estão certos dentro da lógica de cada um, e a discussão só termina quando existe um relatório que todos usam.

A entrada de sócio também é o momento de escrever a regra de retirada: pró-labore de cada um, calendário de distribuição de lucros e o que fazer com quem produz mais. Explicamos essa regra em quanto cada sócio da clínica pode tirar.

Quando a clínica abre uma segunda unidade

A segunda unidade costuma nascer usando a mesma conta bancária, o mesmo sistema e a mesma pessoa no financeiro. O resultado é que as duas unidades viram uma só no relatório, e ninguém sabe qual delas dá lucro.

Exemplo ilustrativo: a unidade original fatura R$ 70 mil por mês e sobra R$ 14 mil. A nova fatura R$ 35 mil e custa R$ 41 mil. No extrato consolidado, a clínica mostra R$ 8 mil de sobra e parece saudável. Na prática, a unidade antiga está cobrindo R$ 6 mil de prejuízo por mês da nova, e só um relatório separado por unidade mostra isso.

Separar as unidades exige classificar cada entrada e cada despesa no lugar certo desde o primeiro dia: o aluguel de cada endereço, a equipe de cada uma, os atendimentos de cada agenda. Quando isso fica para depois, reconstruir seis meses de lançamentos custa mais do que organizar desde o início.

Quando a clínica se credencia em convênios

O convênio aumenta a agenda, mas muda o ritmo do caixa. O atendimento acontece num mês, o faturamento das guias no seguinte e o pagamento depois do prazo de cada operadora. No meio do caminho, parte do valor pode ser glosada, ou seja, recusada pela operadora por erro de guia, autorização ou código.

Exemplo ilustrativo: a clínica passa a faturar R$ 25 mil por mês em convênios. Se 6% desse valor é glosado e ninguém compara o faturado com o que a operadora pagou, a perda é de R$ 1.500 por mês, ou R$ 18 mil por ano, sem que ninguém perceba.

Com dois ou três convênios, cada um com prazo, tabela e demonstrativo diferentes, a conferência deixa de caber na rotina da recepção. A lógica completa de como organizar esses prazos ao lado do particular e do cartão está em contas a pagar e receber da clínica.

Quando sai quem cuidava do financeiro

Em muitas clínicas, o financeiro fica com uma secretária de confiança, um familiar do sócio ou um auxiliar que acumulou a função ao longo dos anos. Quando essa pessoa sai, leva junto informações que nunca foram escritas: as senhas dos bancos, os vencimentos que ela sabia de cabeça, o fornecedor que aceita pagar depois.

A primeira reação costuma ser contratar alguém para o lugar. Exemplo com valores aproximados: um auxiliar financeiro com salário de aproximadamente R$ 3.500 custa à clínica em torno de R$ 5.500 por mês com encargos, férias e 13º. E a clínica volta a depender de uma única pessoa, com o mesmo risco na próxima saída.

Para quem se pergunta quando terceirizar o financeiro da clínica, a saída de quem cuidava do caixa é o momento em que reorganizar custa menos, porque a rotina já vai precisar ser remontada de qualquer forma. É também quando faz mais sentido escolher um modelo com equipe, em que as férias ou a saída de alguém não param a rotina.

O que a Ellun assume quando a clínica terceiriza o financeiro

A terceirização financeira da Ellun é um serviço próprio, contratado separadamente da assessoria contábil. Quem contrata passa para a Ellun a rotina do financeiro e mantém com o sócio as decisões.

O que fica com a Ellun:

• Conciliação bancária diária, com cada entrada identificada por origem: particular, cartão, convênio ou pacote.
• Contas a pagar, organizadas por vencimento e enviadas para aprovação do sócio antes de cada pagamento.
• Contas a receber, com o controle do que cada fonte deve depositar e quando.
• Lembretes de cobrança aos pacientes com parcelas em aberto.
• Separação por centro de custo, que permite ver o resultado de cada unidade ou especialidade.
• Projeção de caixa para os próximos 90 dias, para o sócio saber com antecedência quando o caixa aperta.
• DRE e balanço todo mês, com o lucro do período e o lucro acumulado disponível para distribuição.

O que fica com o sócio:

• A aprovação final de todos os pagamentos. Nenhum pagamento sai sem o aval dele.
• As decisões de investimento, contratação e retirada, tomadas com base nos relatórios.

Na prática, a rotina do sócio passa a ser aprovar a lista de pagamentos e ler os relatórios do mês. Exemplo: em vez de três fins de semana cruzando extratos para saber o lucro do ano, ele abre o DRE e o balanço do último mês e tem o número que o novo sócio pediu.

Como funciona o atendimento. A clínica tem um analista dedicado, com supervisão antes de cada entrega e uma equipe que cobre férias e ausências. O contato é pelo WhatsApp, com retorno no mesmo dia útil, sem abertura de chamado.

Como começa. O primeiro contato é um diagnóstico por mensagem no WhatsApp, para entender o momento da clínica. Depois, uma reunião online apresenta como o serviço funcionaria no caso dela. Na implantação, a Ellun levanta as informações que hoje estão só na cabeça dos sócios e da equipe e monta o plano de contas e os centros de custo da clínica.

A Ellun já atendeu mais de 2.700 empresas, e o detalhamento do serviço está na página de terceirização financeira. Para comparar qualquer fornecedor, incluindo a Ellun, as perguntas que valem a pena fazer estão em o que perguntar antes de contratar terceirização financeira para a clínica.

Como saber quando terceirizar o financeiro da clínica no seu caso

Responda a quatro perguntas sobre os últimos 12 meses:

1. A clínica ganhou sócio ou vai ganhar nos próximos meses?
2. Abriu ou está planejando uma segunda unidade?
3. Passou a atender por convênio, ou aumentou o número de operadoras?
4. A pessoa que cuidava do financeiro saiu, ou acumula essa função com o atendimento?

Uma resposta positiva já indica que o financeiro vai precisar de mais estrutura do que tem hoje. Duas ou mais mostram que a clínica cresceu em complexidade, e que manter a rotina com o sócio ou com a recepção tende a custar caro em tempo e em dinheiro que ninguém vê.

O próximo passo é entender como a rotina da sua clínica ficaria com a Ellun: quem aprova, o que você recebe todo mês e como a passagem acontece.