Segunda-feira, 8h. A agenda da semana passada teve 92 atendimentos, a recepção fechou o caixa todos os dias e o sistema mostra R$ 64 mil em produção no mês. Mesmo assim, o saldo do banco não cobre o aluguel, a folha e o repasse dos profissionais que vencem até sexta.

O dinheiro existe. Ele só está espalhado em quatro lugares diferentes, cada um com um prazo para cair na conta: o PIX do particular, a maquininha de cartão, a operadora do convênio e o pacote de procedimentos que o paciente parcelou em seis vezes.

Organizar as contas a pagar e receber da clínica começa por aceitar isso. A data que importa para o caixa é a data em que o dinheiro cai na conta, e cada saída precisa estar amarrada a uma entrada que já aconteceu ou que tem data certa para acontecer.

Por que o dinheiro da clínica entra em datas tão diferentes

Em uma loja, a venda e o recebimento costumam acontecer no mesmo dia. Na clínica, o atendimento acontece hoje e o dinheiro pode chegar daqui a uma semana, um mês ou dois meses, dependendo de quem paga.

Veja um exemplo ilustrativo de uma clínica que atendeu R$ 64 mil em março:

Dos R$ 64 mil atendidos, só R$ 12 mil estavam disponíveis em março. O restante entra aos poucos nos meses seguintes. Enquanto isso, as despesas de março vencem em março.

Por isso o dono olha a agenda cheia e o saldo baixo e acha que o problema é gasto demais. Muitas vezes o problema está no descompasso de datas, um tema que aparece também no artigo sobre por que o dinheiro da clínica não sobra mesmo com a agenda cheia.

Como registrar o que a clínica tem a receber por fonte

O primeiro passo é parar de olhar o faturamento como um número único. Cada fonte de recebimento precisa de uma linha própria, com três informações: quanto foi atendido, quando deve cair e quanto caiu de fato.

Particular. É a fonte mais simples, mas costuma ser a mais misturada. Quando o paciente paga por PIX na chave pessoal do médico, o valor some do controle da clínica. Toda entrada particular precisa cair na conta da empresa, um risco que detalhamos em misturar conta pessoal e da empresa.

Cartão. O valor que entra é o valor da venda menos a taxa da maquininha. Uma consulta de R$ 400 no crédito, com taxa de 3%, vira R$ 388 na conta. Se a clínica antecipa os recebíveis, paga uma taxa a mais para receber antes. Registrar o valor líquido e a data prevista evita contar com R$ 400 que nunca vão entrar inteiros.

Convênio. Aqui está o ponto mais delicado. A clínica atende, fatura as guias para a operadora e recebe depois do prazo do contrato. No meio do caminho existe a glosa, que é a recusa da operadora em pagar parte do que foi faturado por erro de guia, falta de autorização ou código errado.

Exemplo: a clínica faturou R$ 20 mil de um convênio e recebeu R$ 18.600. Os R$ 1.400 de diferença foram glosados. Se ninguém compara o faturado com o recebido, essa perda passa despercebida mês após mês, e o recurso da glosa perde o prazo.

Pacotes parcelados. Comuns em estética, odontologia e fisioterapia. O paciente fecha 10 sessões por R$ 3.000 em seis vezes no cartão. A clínica executa as sessões ao longo de três meses e recebe ao longo de seis. O controle precisa mostrar quanto do pacote já foi recebido e quantas sessões ainda faltam entregar.

Como organizar as contas a pagar da clínica sem pagar antes de receber

Do outro lado, as contas a pagar da clínica se dividem em três grupos, e cada um pede um cuidado diferente.

1. Fixas com data certa. Aluguel, folha, pró-labore, sistema de agendamento, contador, internet. Esses valores quase não mudam e vencem sempre no mesmo dia.
2. Variáveis ligadas ao atendimento. Insumos, material descartável, laboratório de prótese, toxina e preenchedor na estética. Sobem e descem com o volume de procedimentos.
3. Repasses a profissionais. O valor que a clínica paga aos médicos, dentistas ou fisioterapeutas que atendem por produção.

A regra prática é simples: concentre os vencimentos fixos em datas em que o caixa já recebeu. Se a maior parte do cartão cai até o dia 5 e o aluguel vence no dia 1, negociar o vencimento para o dia 10 resolve um aperto que se repete 12 vezes por ano.

Nas variáveis, o cuidado é comprar insumo para o procedimento que já tem data marcada. Exemplo: uma clínica de estética que compra R$ 9 mil em toxina para o trimestre inteiro tira esse dinheiro do caixa hoje, mas só recebe dos pacientes ao longo de seis meses, se eles parcelarem.

O repasse aos profissionais deve sair antes ou depois do convênio pagar

Esse é o ponto em que mais clínicas perdem dinheiro sem perceber. O profissional atendeu em março, espera receber em abril, e o convênio só paga em maio. Se a clínica faz o repasse em abril, financia o profissional com o próprio caixa por um mês.

Exemplo: uma clínica repassa 50% do valor do convênio ao médico. Em março ele atendeu R$ 10 mil em convênio. Se o repasse de R$ 5 mil sai em abril e a operadora paga em maio, com R$ 700 de glosa, a clínica adiantou R$ 5 mil e ainda pagou repasse sobre R$ 700 que nunca recebeu.

Há dois caminhos possíveis, e os dois precisam estar escritos no contrato com o profissional:

• Repasse pelo recebido. O profissional recebe quando o convênio paga, e só sobre o que foi pago. Protege o caixa e divide o risco da glosa.
• Repasse pelo atendido, com prazo fixo. O profissional recebe numa data certa, independente do convênio. Atrai profissionais, mas exige que a clínica tenha caixa para adiantar.

Quando quem recebe o repasse também é sócio da clínica, a conversa muda, porque o dinheiro do sócio pode sair como pró-labore, lucro ou retirada. Explicamos essa diferença em quanto cada sócio da clínica pode tirar.

Que rotina semanal mantém as contas a pagar e receber da clínica em dia

Organizar uma vez não adianta se o controle para na segunda semana. A rotina que funciona em clínicas de pequeno e médio porte cabe em quatro tarefas fixas:

1. Conciliar o extrato. Toda entrada do banco precisa ter uma origem identificada: qual paciente, qual convênio, qual lote da maquininha. Entrada sem origem é sinal de que alguma coisa foi registrada errado.
2. Comparar o previsto com o recebido. Se a maquininha devia depositar R$ 6.200 na terça e depositou R$ 5.900, alguém precisa descobrir o motivo antes de sexta.
3. Conferir o retorno dos convênios. Cada pagamento de operadora vem com um demonstrativo. Comparar com o faturado mostra as glosas a tempo de recorrer.
4. Montar a lista de pagamentos da semana seguinte. Com o saldo atual e as entradas previstas, o sócio decide o que paga, o que espera e o que negocia.

Essa rotina leva poucas horas por semana quando os dados estão organizados. O problema aparece quando ela fica com a recepcionista entre um paciente e outro, ou com o sócio no domingo à noite. Esse acúmulo costuma ser o sinal de que o financeiro precisa de alguém dedicado, e a Ellun vê esse padrão com frequência entre as mais de 2.700 empresas que já atendeu.

Por onde começar a organizar as contas a pagar e receber da clínica

Comece pelo que mostra o tamanho do problema em menos de uma hora:

• Liste quanto foi atendido no último mês por fonte: particular, cartão, convênio e pacote.
• Abra o extrato do mesmo mês e veja quanto de cada fonte caiu de fato.
• Some os repasses que já saíram sobre atendimentos que ainda não foram pagos.

A diferença entre a primeira e a segunda conta é o dinheiro que a clínica ainda tem a receber. A terceira conta mostra quanto do caixa está financiando os profissionais.

Com esses três números na mão, as decisões ficam mais objetivas: mudar o vencimento de uma conta, renegociar o prazo de repasse, revisar a taxa da maquininha ou cobrar o convênio que glosou demais.

Quando a clínica chega no ponto em que essa rotina não cabe mais na agenda de ninguém, existe a opção de passar o financeiro para uma equipe especializada. Mostramos os momentos em que isso costuma fazer sentido em quando terceirizar o financeiro da clínica.